Plan awaryjny to proponowana zmiana w strategicznym kierunku firmy w odpowiedzi na nieprzewidziane zdarzenia, które powodują, że wyniki finansowe znacznie się różnią od oczekiwanych lub prognozowanych. Właściciele firm przygotowują plany awaryjne, ponieważ uznają, że trudno jest dokładnie przewidzieć przyszłość. Radzenie sobie z niepewnością jest częścią opisu zadania każdego właściciela firmy.
Dlaczego potrzebne są plany awaryjne
Podczas planowania firmy podejmują trudne decyzje dotyczące alokacji swoich zasobów, w tym kapitału, personelu i zdolności produkcyjnej. Decyzje te opierają się na założeniach dotyczących środowiska biznesowego, w którym stanie firma w następnym roku i później. Wiele razy to środowisko zmienia się po wdrożeniu planów. Konkurenci wdrażają własne strategie, aby zdobyć większy udział w rynku. Ogólna gospodarka może się podnieść lub obniżyć - czasami nagle i bez większego ostrzeżenia. Plan strategiczny firmy kończy się zsynchronizowaniem ze środowiskiem i należy wprowadzić zmiany.
Po zakończeniu planowania awaryjnego
Wiele firm przygotowuje plany awaryjne podczas ich rocznego planowania, gdy ustalają strategiczny kierunek na nadchodzący rok i na dłuższą metę. Jednak niektórzy menedżerowie starają się włączyć planowanie awaryjne do swoich decyzji przez cały rok, uznając to za przydatne narzędzie do radzenia sobie zarówno z dużymi, jak i małymi problemami. Mniejszą kwestią byłby konkurent, który przekonywałby kluczowego menedżera, by opuścił firmę i pracował dla niego. Jeśli właściciel firmy miał już wyszkolonego lub co najmniej wybranego zastępcę, zmiana spowodowałaby minimalne zakłócenia w wydajności działu.
Proces twórczy
Planowanie awaryjne wymaga kreatywnego myślenia strategicznego - możliwości wyobrażenia sobie, jakie wydarzenia mogą wystąpić, aby wyprzeć firmę z zamierzonego kursu finansowego. Planowanie awaryjne jest również nazywane rozwijaniem scenariuszy "co-jeśli". Podczas spotkań menedżerowie pytają, jak firma zareaguje, jeśli wydarzy się określone wydarzenie. Spotkania te muszą być otwarte i swobodne, pozwalające na wyrażanie wszystkich pomysłów bez krytyki.
Nie zawsze ujemny
Plany awaryjne nie powinny być traktowane jako coś, co służy wyłącznie do reagowania na negatywne zdarzenia. Jest to również narzędzie do planowania z wyprzedzeniem, aby wykorzystać możliwości, które mogą pojawić się w ciągu roku. Przykładem może być posiadanie źródeł kapitału, które można wykorzystać do nabycia konkurenta, którego właściciele nieoczekiwanie ogłaszają gotowość sprzedaży.
Korzyści
Planowanie awaryjne wyostrza umiejętności strategicznego myślenia menedżerów. Stają się bardziej świadomi ciągle zmieniającego się środowiska biznesowego, w którym działa firma i jak może wpływać na sukces firmy. Posiadanie planów awaryjnych umożliwia szybszą reakcję na nieoczekiwane zdarzenia i może zmniejszyć szkody w przychodach i zyskach. Sklep detaliczny mógłby zakłócić działalność poprzez naprawy ulic, które utrudniają parkowanie i przechodzenie przez frontowe wejście. Sklep powinien mieć przygotowany plan awaryjny, aby szybko zmienić tylne wejście, aby klienci mogli wejść w ten sposób, w tym oznakowanie, aby ostrzec klientów o zmianie.
