List na nieprzewidziane okoliczności zawiera plany i procedury, które zostaną zastosowane przez dział biznesowy, jeśli zdarzy się coś, co może wpłynąć na działalność firmy w sposób pozytywny lub negatywny. List wyjaśnia, w jaki sposób zareagować na pożar lub utratę danych - lub na nieoczekiwany dobry los, na przykład duże zamówienie. Podczas gdy kompleksowy plan awaryjny dla całej firmy może obejmować wiele działów, list awaryjny koncentruje się na problemach, które mogą napotkać poszczególne wydziały i nakreśla plan obchodzenia tych problemów.
Procesy i zadania
Każdy kierownik departamentu powinien przygotować list awaryjny z wyszczególnieniem obsługiwanych procesów biznesowych i zadań, które nadzoruje. Ten list powinien zawierać wszystko, co robi wydział, każda osoba, z którą się komunikuje, jakie produkty dostarcza i kiedy przedstawia wyniki. Na przykład pismo o stanie gotowości do działu księgowości musi pokazywać, jak dział księgowości komunikuje się z działem sprzedaży, aby rejestrować należności i metody komunikacji z działem zakupów, aby śledzić należne zobowiązania, a także w jaki sposób departament dostarcza miesięczne zestawienia dochodów i kwartalnie zwrot podatku.
Punkty porażenia
Litera kontyngentu powinna zawierać punkty awarii w każdym procesie. Są to zdarzenia, które mogą zakłócić ukończenie procesu lub zadania. Punkty awarii mogą obejmować katastrofy naturalne, katastrofalne utratę danych lub zwykłe nieporozumienia między współpracownikami. List awaryjny, który określa punkty niepowodzenia działu księgowości, może obejmować pominięcie tygodniowych faktur sprzedaży lub awarię dysku twardego, która usuwa ważne sprawozdania finansowe.
Prawdopodobieństwo i wpływ
W następnej części listu na wypadek nieprzewidzianych informacji szczegółowo określono prawdopodobieństwo wystąpienia punktów awaryjnych oraz wpływ, jaki takie punkty awaryjne miałyby na operacje. List może pokazać, że niektóre punkty awarii mają wysokie prawdopodobieństwo, ale stanowią minimalne zagrożenie, podczas gdy inne punkty awarii mogą być wysoce nieprawdopodobne, ale przynoszą niszczycielskie konsekwencje. List alarmowy dla automatycznego systemu ewidencjonowania księgowego może wskazywać na małe prawdopodobieństwo nieutrzymywania aktualnych danych firmy, ale list może również pokazać, jak niepowodzenie w tym systemie może mieć poważny wpływ na działania działu.
Plan działania awaryjnego
List na nieprzewidziane okoliczności będzie zawierał plan działania, który określa kroki, które departament podejmie, jeśli wystąpi punkt awarii, aby departament mógł obejść punkt awarii, wykonując niezbędne zadanie. Chociaż działania opisane w liście na wypadek zagrożenia mogą nie być najbardziej wydajnymi lub wygodnymi metodami wykonania zadania, wykonują zadanie. Plan działania w liście awaryjnym działu księgowości może zawierać kroki, aby użyć książek księgi papieru i kalkulatora w przypadku utraty danych z uszkodzonego dysku twardego.
