Wraz z rozwojem firmy i osiąganiem większych sukcesów jej papierowy system archiwizacji może stać się uciążliwy i niepraktyczny. Dlatego wielu właścicieli firm decyduje się na korzystanie z bazy danych. Choć bazy danych pomagają organizacjom działać sprawniej, nie są pozbawione wad. Projektowanie bazy danych może być kosztowne i czasochłonne. Problemy techniczne mogą prowadzić do rozległych uszkodzeń. Ponadto firma musi spędzać czas na szkoleniu pracowników w celu korzystania z nowej bazy danych.
Czasochłonny projekt
Konwersja z plików papierowych na elektroniczny system baz danych może być skomplikowana, trudna i czasochłonna. Podczas przełączania się do bazy danych należy wykonać kilka kroków. Kierownik projektu musi określić cel bazy danych i zebrać wszystkie informacje, które należy uporządkować. Projektant bazy danych musi utworzyć niezbędne tabele, które dzielą informacje, określają klucze podstawowe, konfigurują relacje między tabelami, udoskonalają projekt i stosują reguły normalizacji, które zapobiegają utrzymywaniu nadmiarowych informacji w wielu miejscach. W zależności od poziomu umiejętności, tworzenie bazy danych może trwać od kilku dni do kilku tygodni.
Problemy techniczne
Czasami baza danych może napotkać błędy, które uszkadzają praktycznie wszystkie informacje w niej zawarte. W przeciwieństwie do plików papierowych, jeśli w bazie danych popełniono błąd, może ona mieć efekt domina. Niewielkie błędy w obliczeniach mogą prowadzić do poważnego przeglądu systemu. Regularne kopie zapasowe mają kluczowe znaczenie dla ograniczenia możliwości uszkodzenia.
Kosztowny
Konwersja do bazy danych może być bardzo kosztowna. Właściciel firmy poniesie wiele kosztów. Im bardziej skomplikowany jest projekt bazy danych, tym więcej będzie kosztować. Firma musi zakupić pakiet oprogramowania zapewniający maksymalną elastyczność dostosowanej do potrzeb klienta bazy danych i umożliwiający rozwój. W wielu przypadkach właściciel firmy będzie musiał zatrudnić specjalistę, aby zapewnić prawidłowe wykonanie pracy. Musi zainwestować wystarczająco dużo w planowanie struktury bazy danych, aby zapewnić najlepszą wydajność.
Wymagane szkolenie
Konwersja do bazy danych oznacza, że właściciel firmy musi przeszkolić pracowników do korzystania z nowego oprogramowania. Pracownicy muszą poświęcić czas na szkolenie swoich normalnych funkcji. Właściciel firmy może również zatrudnić instruktorów do prowadzenia zajęć szkoleniowych. Niektórzy pracownicy mogą być odporni na nową technologię. Sesje szkoleniowe mogą trwać od kilku godzin do kilku dni, a pełne przyjęcie technologii może potrwać znacznie dłużej. W zależności od tego, ile czasu potrzeba pracownikom na naukę nawigacji po systemie, szkolenie i adopcja mogą spowolnić produktywność.
