Zasady i procedury są ważne dla firmy, ponieważ, jak wyjaśnia Departament Zdrowia i Rodzin Australii, określają, w jaki sposób firma ma działać i określają moralny, etyczny i prawny punkt widzenia firmy. Udoskonalanie polityk i procedur może zatem wzmocnić produktywność firmy oraz relacje wewnętrzne i zewnętrzne. To z kolei może przełożyć się na lepsze przychody i ogólny sukces biznesowy.
Określ cele firmy. Wszystko w polityce i procedurach musi odzwierciedlać te cele.
Przejrzyj aktualne zasady i procedury, aby dowiedzieć się, czy są aktualne i spełniają cele firmy.
Prowadzić formalne i nieformalne spotkania pracowników, wywiady i ankiety, aby uzyskać informacje na temat tego, co pracownicy uważają za potrzebne w polityce i procedurach. Jest możliwe, że kierownictwo może mieć różne poglądy na temat tego, co jest ważne dla polityk i procedur. Uwzględnienie poglądów pracowników eliminuje ryzyko posiadania polityk i procedur, które nie odpowiadają potrzebom pracowników.
Zbadaj prawa, które mają zastosowanie do operacji biznesowych. Te prawa mogą zmieniać się z czasem. Aktualny podręcznik polityki i procedur powinien odzwierciedlać aktualną wersję przepisów i jasno określać, w jaki sposób te prawa wpływają na protokoły.
Podziel zasady i procedury na dwie sekcje. Pierwsza sekcja powinna opisywać protokoły, które mają zastosowanie do wszystkich pracowników. Druga część powinna być podzielona na działy i szczegółowo opisać regulacje, które mają zastosowanie do każdej sekcji firmy. Pozwala to pracownikom bardzo szybko znaleźć dane dotyczące ich pracy.
Wybierz format dla zmienionych zasad i procedur, który jest zwięzły i nie pozostawia czytelników przerzucających cały podręcznik.
Opracuj i opracuj zarys każdej sekcji. Zadaj sobie pytanie, czy opisy usług i zleceń są jasne i czy ich członkowie dokonali przeglądu komitetu, aby zidentyfikować wszelkie niejasności.
Przejrzyj zasady i procedury dla 7 Cs. Jak wyjaśnił Chris Anderson z work.com, 7 C zawiera kontekst (istotne są inkluzje), spójność (terminy używane w ten sam sposób), kompletność (brak luk informacyjnych), kontrola (warunki szczegółowe cele firmy i autorytet), zgodność (warunki pokazują, jak przestrzegać reguł, a także kar), poprawności (bez literówek, błędów ortograficznych lub gramatycznych) i jasności (bez niejasności).
Czy zasady i procedury zostały sprawdzone przez ekspertów spoza firmy. Na przykład prawnik może zbadać zasady i procedury, aby upewnić się, że nie zawierają luk prawnych lub zobowiązań.
Wskazówki
-
Podczas tworzenia zasad i procedur należy pamiętać o różnych stylach uczenia się. Pamiętaj, aby dołączyć wykresy i reprezentacje wizualne, aby pomóc osobom, które są bardziej graficzne.
