Jasne, dobrze napisane zasady i procedury zapewniają, że codzienne operacje odzwierciedlają długoterminową wizję biznesową i misję firmy. Stwarzają także ramy dla podejmowania spójnych i uczciwych decyzji oraz pracują nad ochroną prawnych interesów Twojej firmy. Proces adopcji, który zazwyczaj obejmuje przegląd, testowanie, modyfikowanie i ratyfikowanie, ma kluczowe znaczenie dla upewnienia się, że polityki i procedury zwiększają, a nie ograniczają prawdopodobieństwo osiągnięcia tych celów.
Przejrzyj wersje robocze procedur i procedur
Faza przyjęcia, która jest trzecim etapem cyklu życia polityki i procedur, rozpoczyna się od gruntownej analizy. W wielu przedsiębiorstwach zespół zarządzający przeprowadza wstępną ocenę przed przekazaniem proponowanych uchwał dotyczących modyfikacji, testowania lub zatwierdzenia. Sprawdź, czy proponowana polisa łączy się z celem strategicznym i czy procedury są powiązane z polityką nadrzędną. Upewnij się także, że słownictwo jest zrozumiałe i adresuje odbiorców. Wysyłaj dowolne zapisy, które nie powiodą się z powrotem do pisarza w celu rewizji.
Ustal reguły opinii
Twórz reguły, w tym daty ostatecznych terminów, w celu przekazywania informacji zwrotnych na temat modyfikacji lub wypełniania wniosków dotyczących zmian. Wszystko, co zostanie odesłane po wstępnej recenzji, powinno zawierać odpowiednią informację zwrotną, a nie oświadczenie typu "brak opinii". Na przykład wymagać, aby opinie zaczynały się od stwierdzeń takich jak "projekt wymaga niewielkich modyfikacji" lub "projekt jest niedopuszczalny i wymaga znaczących zmiany będą skuteczne. "Postępuj zgodnie z tymi instrukcjami otwarcia z konkretnymi zmianami lub zaleceniami dotyczącymi zmian.
Faza testowa
Zaimplementuj zasady i powiązane procedury, korzystając z ograniczonej liczby odbiorców i określonego czasu. Najczęściej widzowie to dział lub użytkownicy najbardziej bezpośrednio dotknięci. Ramy czasowe powinny być wystarczająco długie, aby ocenić wpływ na codzienne operacje i ewentualne reperkusje. Poinstruuj menedżerów i pracowników, których dotyczą, aby przekazali informację zwrotną o tym, czy uchwała jest skuteczna tak jak jest, czy też zmiany mogą sprawić, że rezolucja stanie się bardziej skuteczna, wydajniejsza lub bardziej zgodna z dyrektywą dotyczącą zgodności.
Ratyfikuj i zastosuj
Ratyfikacja jest ostatnim krokiem w zatwierdzaniu polityk i procedur. W przypadku małej firmy z płaską strukturą organizacyjną i nielicznymi decydentami może to być tak proste, jak podpisanie umowy przez właściciela firmy i poinstruowanie personelu o konieczności wprowadzenia uchwały do podręcznika pracownika. W przypadku średniej lub dużej firmy ratyfikacja najczęściej wiąże się z ostateczną oceną i dyskusją, po czym następuje głosowanie w sprawie rezolucji. Po zatwierdzeniu zasady i procedury zostają przeniesione do fazy wdrożenia.
