Asystenci administracyjni i sekretarze klubu mogą przechowywać minuty spotkań na różne sposoby. Najlepiej mieć zarówno wersję elektroniczną, jak i wersję papierową, aby można było wykonać kopie zapasowe dla drugiego, gdyby jedna kopia została zgubiona lub nieumyślnie zrujnowana.
Zapisywanie pliku w formie elektronicznej
Zapisz spotkania minut na komputerze w tej samej lokalizacji, gdy organizacja ma spotkanie. Podaj mu podobną nazwę pliku za każdym razem, aby w przyszłości łatwo znaleźć dokładnie taki plik, jakiego potrzebujesz. Możesz na przykład podać nieoficjalną minutę spotkania zarządu "Board_Minutes_21 kwietnia 2011 r.", A następnie w następnym miesiącu zapisać ją jako "Board_Minutes_20 maja 2011 r.". Jeśli masz różne rodzaje spotkań, na których możesz przechowywać minuty, zapisz każdą z nich w innym folderze. Jedna może być oznaczona jako "Spotkania Zarządu" i kolejne "Spotkania personelu", które znajdują się w folderze "Spotkania" na twoim komputerze.
Magazyn online
Oszczędzaj minuty za pomocą usługi przechowywania dokumentów online. Usługi te zazwyczaj pobierają opłatę, ale jeśli komputer lub serwer ulegnie awarii, możesz uzyskać dostęp do Internetu z innej lokalizacji i pobrać swoje pliki.
Ceny
Firmy zajmujące się przechowywaniem online mogą oferować bezpłatny okres próbny do przetestowania ich produktów. LiveDrive oferuje na przykład dwutygodniowy bezpłatny okres próbny i od kwietnia 2011 r. Kosztuje 6,95 USD miesięcznie za kopię zapasową jednego komputera i 16,95 USD miesięcznie za maksymalnie trzy komputery z kopią zapasową online. Oba plany mają nieograniczoną przepustowość (kwota, jaką można uzyskać prześlij i pobierz). Elephant Drive ma 15-dniowy bezpłatny okres próbny. Oferuje indywidualny plan z pamięcią do 100 GB na 2 komputery za 9,95 USD miesięcznie lub 99,50 USD rocznie. Plan rodzinny obejmuje maksymalnie pięć urządzeń, ma do 500 GB miejsca na 19,95 USD miesięcznie lub 199,50 USD rocznie.
Twarde kopie
Wydrukuj kopię minut spotkania. Umieść przekładki opatrzone oznaczeniem miesiąca i roku spotkań w segregatorze. Wstaw kopię protokołu do właściwej sekcji miesiąca i roku. Kiedy twoje spoiwa wypełnią się, oznacz kręgosłup rokiem minut w środku i zacznij nowy segregator. Rozważ przechowywanie dwóch wydruków minut spotkania przechowywanych w dwóch lokalizacjach na wypadek, gdyby coś się stało z jednym z nich.
