Usprawnienie polityki i procedur w otoczeniu firmy może być trudnym procesem. Niezależnie od tego, czy firma jest zakładem produkcyjnym, czy tylko małym biurem, znacznie skorzysta na usprawnieniu wszystkich polityk i procedur, w które zaangażowana jest firma. Ten projekt jest trudny dla jednej osoby do zarządzania na dużą skalę. Ponieważ proces ten wymaga zbadania wszystkich szczebli przedsiębiorstwa, pełne wypełnienie zadania może potrwać kilka lat.
Zbadaj wszystkie zasady i procedury, które mają miejsce w Twojej firmie lub firmie, dla której pracujesz. Poświęć kilka dni na obserwację każdego działu firmy oraz zasad i procedur, które wykonują każdego dnia.
Zapoznaj się z procedurami i zasadami, które są zbędne lub spowalniają wydajność pracowników. Dowiedz się, ile czasu zajmuje uzyskanie zatwierdzenia zadań, wraz z wszelkimi licencjami, notariuszami lub uprawnieniami od sądów.
Oceń każdą politykę i procedurę pod kątem efektywności kosztowej, wydajności i konieczności.
Stwórz nowy plan polityki i procedur, który eliminuje zbędne zadania administracyjne, aprobaty lub papierkową robotę. Na przykład pracownicy mogą wprowadzać dane do arkusza kalkulacyjnego i wysyłać je pocztą elektroniczną, zamiast drukować wydruk.
Zwróć uwagę na wszelkie zduplikowane procesy zachodzące w firmie, takie jak przegląd projektu przez kilka różnych osób. Wyeliminuj jak najwięcej powtarzających się kroków. Na przykład projekt, który jest sprawdzany przez kilka osób, może wymagać tylko jednej recenzowanej oceny.
Zapytaj pracowników, menedżerów, a nawet partnerów zewnętrznych, którzy współpracują z firmą, co zmieniliby w polityce i procedurach tej firmy. Może to spowodować ujawnienie wielu wadliwych zasad i pomóc firmie osiągnąć satysfakcję na wszystkich poziomach.
Znajdź najszybszy i najprostszy sposób wykonywania zadań, obserwując kilku pracowników wykonujących to samo zadanie. Po odkryciu idealnego sposobu wykonania tego zadania, przeszkolić wszystkich innych pracowników, aby ukończyć zadanie w ten sposób.
Napraw i uaktualnij cały sprzęt, maszyny i komputery w firmie. Zredukuje to nieproduktywny czas i przyspieszy końcowy proces.
Sprawdź wszystkie podręczniki i dokumenty szkoleniowe. Uprość cały język i zmniejsz wszystkie niepotrzebne części instrukcji, aby zapewnić jasny i zwięzły standard wypełniania zadań.
Zbierz wszystkie dane, a następnie utwórz propozycję eliminacji niepotrzebnych zasad i procedur. Przedstaw dane właścicielom firmy, aby mogli określić, które zmiany wprowadzić.
