Bez organizowania, kontrolowania i katalogowania danych przez system zarządzania bazą danych, system informacyjny byłby zorganizowaną konglomeratą danych. Ostateczną rolą systemu zarządzania bazami danych jest wdrożenie kontroli i zapewnienie obsługi plików danych przy użyciu zabezpieczeń danych w celu zapewnienia integralności danych.
Katalogowanie struktur plików
Proces katalogowania plików w systemie zarządzania bazami danych (DBMS) jest niezwykle ważny. Istnieją różne typy plików, od rzeczywistego kodu komputerowego i programów zapytań (które wydobywają informacje) do narzędzia systemowego i programów konserwacji rekordów. Wszystkie te programy mają unikalną strukturę plików, która jest identyfikowana przez schemat systemu lub "schemat". Bez procesu struktury plików trudno byłoby uzyskać dostęp do plików i działać. Struktura plików w (DBMS) zapewnia uporządkowaną strukturę dostępu do plików i zarządzania nimi.
Identyfikacja typów baz danych
System DBMS może składać się z różnych typów baz danych. Baza danych zawiera rekordową strukturę informacji. Bazy danych w DBMS mogą być indeksowaną, sekwencyjną lub relacyjną bazą danych. Baza danych indeksu jest oparta na kluczu podstawowym i może być indeksowana na dowolnym unikalnym polu w strukturze bazy danych. Dostęp do bazy danych sekwencyjnych rozpoczyna się od pierwszego rekordu w bazie danych, a relacyjna baza danych zawiera rekordy, które można łączyć z innymi istniejącymi rekordami w innej bazie danych na podstawie unikalnych identyfikatorów. DBMS pozwala na partycjonowanie, katalogowanie i dostęp do tych typów baz danych.
Ochrona danych
Bezpieczeństwo danych jest ważną funkcją każdego systemu informacyjnego. DBMS udostępnia tablice bezpieczeństwa, które są rekordami przeznaczonymi do informacji o użytkowniku, identyfikacji i haseł. System bezpieczeństwa zbudowany jest z relacyjnych tabel bazy danych, a każdy warunek (kody dostępu użytkownika) musi być spełniony w każdej tabeli, aby użytkownik mógł uzyskać dostęp do systemu. Systemy DBMS mogą mieć wbudowane aplikacje bezpieczeństwa, które przydzielają prawa i uprawnienia użytkownika za pomocą tabeli uprawnień w aplikacjach narzędziowych systemu.
Tabele i zapisy
W systemie DBMS wszystkie bazy danych mają przypisane rekordy. Rekordy są klasyfikowane jako rekordy pozycji lub szczegółów. Rekordy pozycji to ogólne rekordy informacyjne, a szczegółowe zapisy koncentrują się na identyfikatorze pola w rekordzie pozycji i dostarczają dodatkowych "szczegółowych" informacji na temat pola i generują jego rekord z rekordu pozycji. Tabele to struktury, w których istnieją zapisy dotyczące elementów i szczegółów. Przykładem rekordu przedmiotu i szczegółów jest opis mebli w bazie danych składającej się z ogólnych pól danych dotyczących wysyłki, płatności itp. Oraz odpowiadający im rekord szczegółów, który dodatkowo rozbija meble na różne kolory.
Integralność zbiorów danych
Jeśli system informacyjny jest systemem przetwarzania opartym na transakcjach, tworzone są zestawy danych w celu katalogowania zmian danych zainicjowanych przez użytkowników w systemie ze wszystkimi zmianami raportującymi raport wyjątku transakcji. Dane są gromadzone, dystrybuowane i przetwarzane za pomocą metod wsadowych lub w czasie rzeczywistym. Jeśli jest to procedura wsadowa, większość organizacji aktualizuje swoje systemy raz dziennie, a dzięki systemowi czasu rzeczywistego aktualizacje mogą być natychmiast dodawane.
