Dział finansowy w korporacji jest odpowiedzialny za pobieranie danych księgowych i tworzenie raportów, które menedżerowie w firmie - aż do dyrektora generalnego - potrzebują do podejmowania decyzji. Technologia informatyczna lub informatyka to narzędzia programowe i systemy komputerowe wykorzystywane przez firmę do automatyzacji tych funkcji i organizowania przepływu danych w celu poprawy zdolności decyzyjnych zespołu kierowniczego.
Planowanie zasobów przedsiębiorstwa
Nawet bardzo małe firmy korzystają z pakietów oprogramowania księgowego, które generują raporty finansowe, takie jak zestawienia dochodów i wyciągi z przepływów pieniężnych. Ta prosta forma IT pozwala właścicielowi małej firmy zaoszczędzić czas księgowy i udostępniać raporty zarządcze w bardziej odpowiednim czasie. Firmy średniej wielkości i większe korzystają z bardziej wyrafinowanych systemów informatycznych zwanych planowaniem zasobów przedsiębiorstwa lub ERP, czyli grup modułów oprogramowania, które spełniają potrzeby wszystkich obszarów funkcjonalnych firmy. Jak sama nazwa wskazuje, ERP pomaga firmie zaplanować wykorzystanie swoich zasobów, proces, który nadzoruje dział finansowy.
Szybszy przepływ informacji
Systemy informatyczne pozwalają firmie łączyć wszystkie działy w ramach organizacji. Informacje generowane przez działy produkcji, marketingu i finansów mogą być na przykład udostępniane. Ta informacja jest dostępna w czasie rzeczywistym, co oznacza, że zaraz po utworzeniu w systemie. Uzyskanie dostępu do niego nie wymaga dużego nakładu pracy badawczej lub ręcznej. Personel czasowy poświęcony na "kopanie" potrzebnych numerów może teraz poświęcić analizie i interpretacji informacji - podstawowej roli finansów w organizacji.
Indywidualne raportowanie
Systemy IT wykorzystywane przez dział finansowy mają funkcję generowania raportów, która przyspiesza proces tworzenia raportów zarządczych. System zapewnia pewien stopień dostosowania - raporty można konfigurować w oparciu o konkretne potrzeby zespołu zarządzającego. Automatyzacja tych systemów raportowania oznacza, że rutynowo generowane raporty, takie jak produkowane pod koniec każdego miesiąca, mogą być tworzone szybko. Przy wielu decyzjach, które musi podjąć kierownictwo, czas jest najważniejszy. Systemy IT odpowiadają na tę potrzebę szybkiego, spersonalizowanego raportowania.
Współpraca
Wiele organizacji wykorzystuje wspólny wysiłek wszystkich działów, koncepcję każdego działu, korzystając z wiedzy innych działów. Zespół finansowy działa jako wewnętrzny konsultant do innych działów w organizacji. Kiedy wszystkie działy korzystają ze scentralizowanego systemu informatycznego, zrzucają bariery, które wcześniej blokowały przepływ informacji. Firma ma teraz scentralizowaną bazę danych, do której dostęp mają wszyscy członkowie zespołu - z zastrzeżeniem pewnych zasad bezpieczeństwa. W przypadku firmy z wieloma biurami lub oddziałami międzynarodowymi ta możliwość dostępu do tych samych informacji z całego świata oszczędza czas i zwiększa wydajność. Jeśli finanse wymagają danych o kosztach produkcji, aby utworzyć raport na nadchodzące posiedzenie zarządu, personel operacyjny może szybko przekazać dane w formacie wymaganym i zrozumiałym dla działu finansowego.
Lepsze prognozowanie
Lepsze prognozowanie oznacza tworzenie prognozy, która jest dokładniejszym przewidywaniem wyniku finansowego spółki. Pracownicy działu finansowego potrzebują dostępu do szczegółowych informacji, aby stworzyć modele prognostyczne, które pokazują, w jaki sposób organizacja faktycznie działa. Posiadanie dostępu do informacji ze wszystkich segmentów firmy znacznie ułatwia prognozowanie. Finanse zawierają prawdziwe informacje i nie muszą opierać się na domysłach podczas tworzenia założeń dla prognozy.
