Pracownicy są zależni od pensji, aby utrzymać swój styl życia. W związku z tym oczekują, że ich pracodawca wypłaci je dokładnie i na czas. Kiedy pojawiają się błędy wypłaty, pracownicy często wpadają w panikę. Istnieje kilka powodów, dla których występują błędy płac. Często winę ponosi system płac.
Definicja
System płac to medium, za pośrednictwem którego pracodawca przetwarza swoje listy płac. Nie ma ustalonego systemu, który muszą przestrzegać pracodawcy. Zazwyczaj zależy to od struktury i potrzeb organizacji. W ramach systemu musi zostać ustanowiona fundacja, taka jak data wypłaty i metoda płatności, taka jak bezpośredni depozyt i / lub kontrole na żywo.
podręcznik
Ręczny system płacowy jest wykonywany wyłącznie ręcznie. Problemy z systemem ręcznym są liczne. Miejsce na błąd jest wysokie, ponieważ wszystkie zadania płacowe są wykonywane ręcznie. Obejmuje to obliczanie arkuszy czasu pracy, wynagrodzeń, podatków, wystawianie czeków, przygotowywanie W2, weryfikację płac i rejestrowanie transakcji dotyczących płac. W tym systemie mogą łatwo wystąpić błędy podatkowe, co skutkuje karami nałożonymi przez rząd. Ręczny system płac może być skuteczny, jeśli masz tylko kilku pracowników.
Własny komputerowy
Wewnętrzny skomputeryzowany system płac istnieje, gdy pracodawca używa oprogramowania płacowego. Małe firmy zazwyczaj używają oprogramowania księgowego z dołączoną funkcją płac, taką jak Quickbooks. Duże korporacje używają droższego i niestandardowego systemu płac, takiego jak Ultipro, który ma przypisaną funkcję HR. Wewnętrzny personel płacowy jest objęty tym systemem. Głównym problemem jest to, że pracodawca może być drogi. Musi wypłacać pracownikom listy płac i świadczeń, a także musi kupować i konserwować oprogramowanie. Awarie systemowe mogą powodować, że pracownicy płac pracują w godzinach nadliczbowych, co skutkuje wynagrodzeniem za nadgodziny oraz dodatkowymi opłatami za wsparcie techniczne.
Zewnętrzny
Zewnętrzny system płac występuje, gdy pracodawca zleca na zewnątrz swoje wynagrodzenie dostawcy usług płacowych. Za niewielką opłatą usługodawca zwalnia go z wszelkich obowiązków związanych z płacami, w tym z administrowania zasiłkami (np. Zdrowie i emerytura). Usługodawca jest zwykle poza miejscem; gdy pojawią się problemy z listą płac, pracodawca może nie wiedzieć o tym do wypłaty. Ponadto, jeśli dostawca list płac ma kilku klientów, może być trudno uzyskać pomoc natychmiast po pojawieniu się problemów z listą płac. Niektóre informacje, takie jak dokumenty podatkowe, mogą nie być łatwo dostępne, jeśli pracodawca korzysta z usług dostawcy listy płac. Musi poprosić o informacje, które mogą trochę potrwać.
Rozwiązanie
Jest prawdopodobne, że pojawią się problemy z płacami; Kluczem jest zminimalizowanie ich. Pracodawca powinien zbadać potrzeby swojej firmy przed wdrożeniem systemu. Na przykład, jeśli ma małą firmę, ale spodziewa się jej wzrostu, jej system płac powinien zapewniać taką możliwość.
