Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości określają zasady rachunkowości dla transakcji finansowych. Firmy, które sprzedają produkty, często korzystają z próbek produktów, aby wyświetlać opcje klientom. Próbki te mogą być produkowane lub kupowane przez firmę. W obu tych przypadkach występuje koszt próbek. Istnieje wiele dopuszczalnych metod wydawania tych próbek w ramach GAAP.
Zasady GAAP dla wydatków
Zgodnie z zasadami GAAP, wydatki muszą być rejestrowane w okresie, który zawiera powiązane przychody. Jeżeli wydatki nie mogą być bezpośrednio powiązane z przychodami, są one ujmowane w kosztach w okresie, w którym zostały poniesione. Aby ponieść koszty, firma musi być prawnie odpowiedzialna za to wydarzenie. Koszt niekoniecznie musiał być opłacony, właśnie zakontraktowany. Na przykład, jeśli firma wynajmuje powierzchnię biurową, czynsz za każdy miesiąc powinien zostać wydatkowany w tym miesiącu, nawet jeśli czynsz jeszcze nie został zapłacony. W przypadku próbek produktów zasady GAAP umożliwiają natychmiastowe wydawanie próbek w momencie ich zakupu przez nabywcę lub kapitalizację i odroczenie części kosztów w przyszłych okresach.
Natychmiastowe wydawanie próbek produktu
Mimo że próbki produktów mogą być używane przez kilka okresów rozliczeniowych, a nawet kilka lat, GAAP pozwala na ich pokrycie po początkowym zakupie. Wynika to z faktu, że próbek często nie można bezpośrednio powiązać z powiązanymi przychodami. Wielu klientów i potencjalnych klientów może przeglądać próbki. Niektórzy mogą dokonać zakupu, a niektórzy mogą nie. Wydanie próbek pozwala firmie rozpoznać poniesione koszty, a nie określać, do których przyszłych okresów należy wydatek. Aby obliczyć koszt, należy pobrać próbki lub materiały na rachunek zysków i strat oraz dokonać płatności w banku lub w rachunku wymagalności, w zależności od tego, czy pobrano próbki.
Kapitalizacja próbek produktów
Jeżeli próbki produktów można prześledzić do konkretnej sprzedaży, można je skapitalizować, a następnie odliczyć w okresach powiązanych przychodów. Na przykład, jeśli niestandardowe próbki przycinania drewna zostały utworzone dla określonego klienta w maju, firma może zamortyzować koszty książek i wydać na nie koszt, gdy klient dokona zakupu we wrześniu. Początkowe zapisy księgowe są kredytem do środków pieniężnych lub zobowiązań i obciążeniem na wydatki przedpłacone. Kiedy koszt zostanie wydatkowany, konto Prepaid Expenses zostanie zaksięgowane, a konto Samples lub Supplies zostanie obciążone.
Przestarzałe próbki
Jeśli firma zdecyduje się na próbkowanie dużych próbek produktów i ich koszt w przyszłym okresie lub na wiele okresów, musi je regularnie sprawdzać, aby upewnić się, że są nadal użyteczne. Jeżeli skapitalizowana próbka produktu przestaje być przestarzała lub w inny sposób nie jest używana przez spółkę, musi zostać spisana w tym okresie. Dotyczy to również przypadku, gdy próbka jest uszkodzona i nie można jej już używać.
