Procedury rezerwacji usług gastronomicznych chronią sprzedawcę i klienta. Dostawcy zapewniają, że klienci będą realizować swoje zobowiązania poprzez potwierdzenie przez klienta daty, liczby gości, menu i innych szczegółów wydarzenia. Klienci dbają o to, aby ich data bankietowa została potwierdzona poprzez dotrzymanie terminów płatności, a także przekazanie ich dodatkowych potrzeb bankierowi.
Spotkanie i przegląd kontraktu
Usługa gastronomiczna ma wstępne spotkanie i przegląd umowy z potencjalnym klientem w ramach procedur rezerwacji. Przedstawiciel handlowy dokona przeglądu warunków, jak również wszystkich aspektów procesu rezerwacji, omawiając jednocześnie koszty. Podpisy od klientów rezerwacji są wymagane i są świadkami. Umowa zostaje przekazana klientowi, a kopia jest przechowywana przez sprzedawcę.
Kaucja
Depozyt jest zwykle wymagany przy zamawianiu usług cateringowych.Może być wymagana kaucja do przechowywania daty i miejsca; w zależności od sprzedawcy, depozyt ten może być wymagany nawet przed podpisaniem umowy, a umowa może zostać podpisana wkrótce potem. Kopie rachunków za wykonane płatności są dostarczane klientowi.
Opłaty za anulowanie
Wpłaty zazwyczaj nie są zwracane, ale opłaty za anulowanie mogą być administrowane. Opłata za anulowanie jest pobierana, jeśli zdarzenie zostanie przełożone. Inne polityki i procedury rezerwacji mogą zostać opracowane w sytuacjach, w których klient chce się przenieść, ale nie może odkładać daty. Za zmiany dat może być pobierana opłata. (ref 2)
Termin żywienia
Kolejna procedura określa terminy ostatecznych zamówień na żywność. Chociaż umowa i inne procedury dyktują koszty, depozyty i wymogi dotyczące anulowania, zawsze jest częścią procesu ustalania terminu, kiedy ostateczna liczba wymaganych posiłków i napojów jest dostarczana firmie cateringowej. Wesela, imprezy, zjazdy i targi prezentują ostateczną liczbę na trzy dni przed ważnymi wydarzeniami; zapewniają również aktualizacje dotyczące specjalnych wymagań dotyczących posiłków, takich jak posiłki dla osób z cukrzycą, alergiami lub dzieci.
