Jednym z najczęściej pomijanych, ale cennych aspektów działalności firmy jest powitanie poczty głosowej. Pamiętne i profesjonalne nagrania mają pozytywny wpływ. Spraw, aby powitanie pasowało do firmy, jednocześnie dodając stylu i osobowości wrzuconej do miksu. Najlepsze wychodzące nagrania mają odpowiednią ilość smaków bez utraty profesjonalnego dotyku.
Podstawowe składniki
Biznesowa poczta głosowa powinna mieć kilka składników, które informują. Podaj nazwisko osoby, której numer wewnętrzny został wybrany, nazwę firmy i dział. Zaproś rozmówcę, aby zostawił wiadomość; często dzwoniący nie zdaje sobie sprawy, że osiągnęła pocztę głosową. Poinformuj klientów, gdy mogą oczekiwać oddzwonienia i zaoferuj im alternatywny kontakt, jeśli to możliwe. Dodaj stronę internetową firmy lub e-mail. Zostaw tylko jeden dodatkowy kontakt dla zwięzłości, ostrzega Christopher Null, pisząc w PC World. Zbuduj krótkie powitanie i do rzeczy.
No-No
Unikaj używania telefonu komórkowego do nagrywania powitania. Do zapisu powitania preferowana jest linia naziemna. Jakość dźwięku nie jest tak dobra w przypadku telefonu komórkowego w porównaniu z linią stacjonarną. Profesjonalne pozdrowienia nie powinny brzmieć zniekształcone ani szeleszczące. Unikaj standardowych powitań. Brzmią zautomatyzowane, bezosobowe i zimne. Upewnij się, że nie są rejestrowane żadne odgłosy w tle. Słabo nagrane powitanie telefoniczne może odwrócić klientów i odejść. Unikaj "um" i "uhs." Przygotuj scenariusz przed nagraniem, aby łatwo płynął.
Powitanie ogólne
Powitanie ogólne jest używane codziennie w przypadku codziennych nieodebranych połączeń, gdy telefon jest bez opieki. To powitanie jest generalnie odtwarzane dla osób dzwoniących spoza firmy.
"Osiągnąłeś (firma), gdzie (slogan). To jest (nazwa), twój przewodnik po (wydziale). Niestety, nie mogę teraz dostać się do telefonu, ale zostawiam wiadomość z Twoim imieniem i numerem telefonu, a ja oddzwonię tak szybko, jak to możliwe. Możesz też wysłać mi e-mail na adres (adres e-mail)."
Powitanie poza biurem
Komunikaty nieobecności są używane, gdy ktoś będzie znikał z biura przez określony czas. Większość usług poczty głosowej pozwala na powitanie gry przez określony czas, więc nikt nie musi pamiętać, aby wyłączyć powitanie poza biurem.
"Cześć, to jest (imię) w (dziale). Jestem poza biurem do (data). Będę sprawdzał pocztę głosową przez cały dzień, więc proszę zostaw wiadomość, a ja oddzwonię tak szybko, jak to możliwe. Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy, możesz skontaktować się (alternatywna osoba kontaktowa) pod (numer telefonu) lub możesz odwiedzić naszą stronę pod adresem (URL)."
