Firmowa poczta głosowa różni się od poczty głosowej domowej lub komórkowej tym, że musi przekazywać więcej informacji i ma charakter profesjonalny, a nie znajomy. Części służbowej poczty głosowej obejmują powitanie (które określa twoje imię i nazwisko firmy), ciało (które pozwala ludziom wiedzieć, czego się spodziewać po zwrotnych wiadomościach), oraz warunki (zwykle jest to proste "dziękuję").).
Powitanie
"Dziękuję za telefon nazwa firmy. Dotarłeś do recepcji twoje imię. Jestem obecnie poza biurem i nie mogę odebrać twojego połączenia. Proszę zostawić swoje nazwisko, numer telefonu i szczegółową wiadomość, a ja oddzwonię tak szybko, jak to będzie możliwe. Dziękuję Ci."
Zamiast mówić "tak szybko, jak to możliwe" o zwrocie wiadomości, możesz podać, jak szybko zwrócisz wiadomość, na przykład dwa dni robocze.
Zajęty
Uwaga: choć przydatne mogą być zajęte powitania, mogą czasami okazać się kłopotliwe, ponieważ osoba opuszczająca wiadomość może oczekiwać, że połączenie zostanie zwrócone wcześniej.
"Dziękuję za telefon nazwa firmy. Dotarłeś do recepcji twoje imię. Obecnie jestem na innym telefonie. Proszę zostawić swoje nazwisko, numer telefonu i szczegółową wiadomość, a ja oddzwonię tak szybko, jak to będzie możliwe. Dziękuję Ci."
Szczegółowy
Szczegółowe pozdrowienia są przydatne, ponieważ wydają się bardziej profesjonalne; jednak szczegółowe pozdrowienia są często bardziej uciążliwe, aby nadążyć.
"Dziękuję za telefon nazwa firmy. Dzisiaj jest który dzień tygodnia i dotarłeś do biurka twojego imienia. Będę poza biurem do daty o czas. Jeśli potrzebujesz pomocy wcześniej, skontaktuj się z imieniem i nazwiskiem na numer telefonu. Dziękuję Ci."
