Gdy opuszczasz pocztę głosową, ważne jest, aby reprezentować siebie profesjonalnie. Jeśli chcesz być traktowany poważnie, musisz wiedzieć, jak poprawnie zostawić wiadomość, co powiedzieć i jak zakończyć wiadomość.
Jak zostawić wiadomość głosową
Prawdopodobnie zostawiasz wiadomość z prośbą o oddzwonienie, więc sposób, w jaki się przedstawisz w telefonie, wpłynie na szansę oddzwonienia. Upewnij się, że wiesz, co masz zamiar powiedzieć, nawet zanim zadzwonisz. Zacznij od wypowiedzenia swojego imienia i nazwiska oraz nazwy firmy lub firmy, z której dzwonisz. Pamiętaj, aby podać swój numer telefonu dwa razy, aby odbiorca miał wystarczająco dużo czasu na zapisanie numeru.
Jeśli masz unikalną nazwę, przeliteruj ją, podając swój numer telefonu za pierwszym razem. Nawet jeśli jesteś zdenerwowany, mów powoli, jakbyś zapisywał informacje. Szybkie mówienie może zmylić osobę, z którą chcesz się skontaktować. Poczta głosowa nie powinna trwać dłużej niż 30 do 45 sekund. Przejdź od razu do punktu połączenia.
Praktyczny profesjonalizm po zakończeniu wiadomości telefonicznej
Chociaż dobrze jest przejść do wiadomości telefonicznej, nigdy nie chcesz po prostu podać swojego nazwiska, numeru i powiedzieć, aby oddzwonił. Musi być więcej informacji. Musisz krótko opisać, dlaczego dzwonisz. Po opuszczeniu informacji możesz powiedzieć osobie, która godzina będzie dostępna, ale także poinformować go, że może zadzwonić w dogodnym dla siebie czasie.
Zostaw swój numer na końcu wiadomości, prosząc o telefon, ale także wspomnij, że spróbujesz ponownie jutro. Nic nie pokazuje więcej poświęcenia niż próba ponownego.
Zawsze kończcie z uznaniem, np. Z podziękowaniami. Innym sposobem, w jaki możesz zakończyć połączenie, jest powiedzenie mu, że wiesz, że jest zajęty, ale będziesz wdzięczny za oddzwonienie. Niezależnie od tego, jak zdecydujesz się zakończyć pocztę głosową, upewnij się, że uśmiechasz się tak, jak to mówisz. Usta, które marszczą brwi, mają inny dźwięk niż uśmiechnięte usta. Ludzie mogą wyczuć, czy ktoś jest szczęśliwy i uśmiecha się na drugiej linii, więc uśmiechnij się, jeśli chcesz zwiększyć szansę na oddzwonienie.
Jak zakończyć powitanie poczty głosowej
Podczas konfigurowania powitania poczty głosowej dla wiadomości poczty głosowej zamkniętej w biurze, unikaj wyrażeń nadmiernie rozgłoszonych, takich jak: "Twoje połączenie jest dla mnie ważne". Rozpocznij powitanie, przepraszając za nieodebranym połączeniem, podaj szacunkowy czas, w którym dzwoniący mogą oczekiwać oddzwonienia i wszystkiego, co jest dla nich ważne. Zachowaj krótkie powitanie i do rzeczy, aby dzwoniący mogli zostawić wiadomość. Średnie powitanie powinno trwać około 25 sekund.
Przykład powitania w poczcie głosowej może brzmieć: "Cześć, osiągnąłeś (imię i nazwisko) Przykro mi, że przegapiłem twoją rozmowę Proszę zostawić swoje imię i najlepszy numer telefonu, na który możesz się zwrócić. 24 godziny, dziękuję."
