Propozycja działu jest zwykle wykorzystywana do pozyskiwania zasobów na nowy lub rozszerzony program, nową usługę lub inny sposób prowadzenia bieżącej działalności, która będzie wymagać zgody na wydatkowanie środków budżetowych departamentu. Musi być wystarczająco krótki, by uszanować czas decydenta, ale wystarczająco kompleksowy, aby uzyskać aprobatę. Propozycja może być odpowiedzią na Zapytanie ofertowe (RFP) lub może być niezamawiana.
Przygotowanie wniosku
Wykonaj swoje badania. Przeczytaj dokładnie RFP lub przewodnik po ofercie departamentów. Wie, o co proszą (format, długość, liczba sekcji). Postępuj dokładnie według instrukcji; nie improwizuj.
Wiesz, do kogo przedstawiasz propozycję: dyrektorowi generalnemu, zarządowi lub kierownikowi działu. Będziesz musiał rzucić wniosek do ich punktu widzenia. Dyrektor generalny będzie potrzebował bardziej strategicznej wizji, podczas gdy menedżer będzie wymagał więcej szczegółów proceduralnych. Zarząd będzie składał się z obu, więc oba cele powinny być dobrze udokumentowane.
Przeczytaj wydziałowy plan strategiczny lub odpowiednik. Będziesz musiał pokazać, w jaki sposób twoja propozycja spełnia cel strategiczny lub kluczowy rezultat. Przeczytaj inne stosowne dokumenty departamentów, szczególnie te, które odnoszą się do obszaru, w którym pracujesz.
Rozwój wniosku
Rozpocznij od historii problemu, który rozwiążesz, lub usługi, którą wykonasz. Opisz potrzebę lub przekaż analizę potrzeb. Pokaż, jak rozumiesz strukturę departamentu i gdzie ta propozycja będzie pasować.
Określ zalety swojej oferty - ilościowo, jeśli to możliwe. Podkreśl mocne strony i możliwości ilościowo oraz pokaż rozwiązania słabych stron i zagrożeń. Opisz opcje i możliwe alternatywy pod względem względnych kosztów i korzyści. Wykonaj analizę ryzyka; uwzględniać aspekty prawne i identyfikować rozwiązania zidentyfikowanych zagrożeń. Podaj preferowaną opcję i pokaż, dlaczego.
Określ zasoby ludzkie i materialne, które będą wymagane w przypadku zalecanej opcji, zarówno pod względem liczby, jak i kosztu. Upewnij się, że wszystkie Twoje roszczenia są dokładne i masz zasoby, by dostarczyć obiecane wyniki.
Wyraźnie podaj ramy czasowe pracy. Uwzględnij podstawową strukturę podziału pracy lub wykres Gantta, które są narzędziami do zarządzania projektami. Jeśli ich nie znasz, znajdź kolegę, który jest. Pamiętaj, aby podać nazwiska wszystkich współpracowników, którzy udzielają znacznej pomocy, zarówno ustnie, jak i we wniosku.
Przed złożeniem wniosku odłóż go na 24 godziny. Przeczytaj to dokładnie i zidentyfikuj wszelkie słabości; zaostrzyć gramatykę. Poproś osobę, której ufasz, o sprawdzenie i przepisz w razie potrzeby.
Utwórz podsumowanie wykonawcze. Na jednej stronie lub mniejszej podać ważne elementy wniosku. Umieść to jako pierwszą stronę. Druga strona powinna być dokładnym indeksem lub spisem treści.
Wskazówki
-
Jeśli chcesz osobiście się zaprezentować, przećwicz prezentację przed lustrem lub zaprezentuj koledze jako suchy bieg.
Nigdy nie obiecywaj, czego nie możesz dostarczyć, ani nie roszcz praw, które są bezpodstawne lub nieprawdziwe.
