Podczas audytu, kierownictwo firmy może poczuć, że ma niewielką władzę nad procesem lub wynikiem kontroli. Ale po zakończeniu audytu przez dział audytu wewnętrznego, audytorzy korporacyjni lub audytorzy zewnętrzni, zarządzanie firmą przejmuje i jest odpowiedzialny za przygotowanie odpowiedzi na raport. Odpowiedzi audytowe powinny być konkretne, aktualne i dysponować niezbędnym budżetem.
Istotne jest pisanie solidnej odpowiedzi kontrolnej, ponieważ audytorzy i kierownictwo wykonawcze będą odpowiedzialni za zarządzanie firmą za dostarczanie wszelkich usprawnień kontroli, do których się zobowiązują.
Odpowiadanie na raport z audytu
Zaangażuj się w konkretne środki zaradcze w odniesieniu do słabości kontroli zidentyfikowanej przez audytorów i nie pozwalaj na interpretację twoich intencji. Audytorzy przeanalizują Twoją odpowiedź na badanie i ustalą, czy rozwiąże ona wykryte słabości kontrolne. Jeśli pozwalają na to Twoje relacje z audytorami, podejdź do nich, przygotowując każdą odpowiedź i uzyskaj ich opinie. Bądź jak najbardziej jasny w swojej odpowiedzi, ponieważ audytorzy powrócą, aby zweryfikować, że podjąłeś działania, na które się zdecydowałeś.
Ustal realistyczne terminy wdrażania usprawnień w zakresie kontroli, zgodnie z zaleceniami Urzędu Stanu Nowy Jork Państwowego kontrolera, i bądź szczodry, ale nie nadmierny. Słabości kontroli, szczególnie te związane z systemami informatycznymi, mogą zająć więcej czasu niż pierwotnie planowano. Większość działów audytu i menedżerowie wykonawczej oczekują ulepszeń w ustalonym harmonogramie. Modyfikacje ram czasowych mogą być dozwolone, ale będą niezadowolone, chyba że nastąpiła drastyczna zmiana w Twojej firmie, która wymagała zmiany.
Potwierdź, że masz budżet na miejscu lub go wprowadzisz, aby wprowadzić zmiany kontrolne, do których się zobowiązałeś w odpowiedzi na badanie. Zidentyfikuj wszystkie koszty, w tym aktualizacje sprzętu i systemów, ponowne ręczne wprowadzanie procedur i dodatkowe osoby, które będą potrzebne do rozwiązania problemu słabości kontroli. Eskaluj swoje potrzeby budżetowe do swojego menedżera i upewnij się, że środki są ponownie przydzielane z innych obszarów lub nowe fundusze są udostępniane, aby umożliwić dostarczanie ulepszeń w ramach czasowych. Ogólnie rzecz biorąc, kadra zarządzająca zrozumie potrzebę ulepszeń w zakresie kontroli zalecanych przez audytorów i znajdzie fundusze na te zmiany. Jeśli zobowiążesz się do kontrolowania usprawnień w odpowiedzi na badanie i nie będziesz w stanie ich zrealizować z powodu niedoborów budżetowych, audytorzy nie zaakceptują tego jako usprawiedliwienia.
Wyznacz osobę lub osoby, które będą odpowiedzialne za wdrażanie zmian kontrolnych. Wiele osób może być odpowiedzialnych, jeśli zmiana dotyczy więcej niż jednego działu, takich jak operacje, technologia i zasoby ludzkie. Upewnij się, że wymienione osoby mają uprawnienia do wprowadzania zmian.
Wskazówki
-
Niezależnie od tego, jak bardzo jesteś sfrustrowany procesem audytu lub jego rezultatem, staraj się utrzymywać relacje biznesowe z audytorami i odpowiedziami biznesowymi. Twoje profesjonalne zachowanie będzie wypłacać dywidendy, gdy będziesz kontaktować się z audytorami w przyszłości.
