Spotkania mogą odbywać się bez odpowiedniego planowania, nawet z jasno określonym celem i odpowiednimi uczestnikami. Posługiwanie się planem spotkania w celu zaplanowania spotkania może pomóc w płynnym i skutecznym przeprowadzeniu spotkania w kluczowych kwestiach lub tematach. Planowanie z wyprzedzeniem daje uczestnikom spotkania wiedzę na temat tego, czego się spodziewać, czas na przygotowanie i zapewnia porządek, w którym będą omawiane sprawy. Innym powodem, dla którego programy są popularne, jest to, że oszczędzają czas.
Co to jest program?
Mówiąc najprościej, agendą jest lista lub plan. Ta lista zawiera tematy i problemy lub kwestie, które będą omawiane podczas spotkania. Istnieje wiele formatów agendy; cel i rodzaj spotkania określi, który format agendy będzie używany. Typy zwykle używanych programów obejmują nieformalne, formalne, priorytetowe i czasowe. Zapoznanie się z każdym formatem agendy pozwoli Ci skutecznie wybrać odpowiedni typ do swoich potrzeb.
Nieformalne i oficjalne
Nieformalny porządek obrad odnosi się zasadniczo do nieformalnej listy przedmiotów, które będą omawiane podczas spotkania i często są wyrzucane razem w ostatniej chwili. Formalny porządek dzienny ma bardziej format. Ten format obejmuje typ spotkania, listę moderatora spotkania i listę wszystkich uczestników. Porządek dzienny jest następnie zgodny z określonym porządkiem: wezwanie do złożenia zamówienia, apel, protokół z ostatniego spotkania, otwarte sprawy, nowy biznes i przerwa.
Priorytetowe i czasowe
Priorytetowe programy działania są zgodne z systemem priorytetów. Przedmioty otrzymują zamówienie zgodnie z postrzeganą istotnością dla grupy. Tematy są następnie omawiane w tej kolejności. Terminarze czasowe odnoszą się do używania ustalonego czasu spotkania - zazwyczaj przydzielany jest opiekun, aby pozostać przy zadaniu. W tym formacie porządek obrad będzie ustalany w odstępach czasu. Na przykład 9: 30-9: 35: towarzysko / rozgrzewka, 9: 35-9: 40: cel recenzji i pożądany wynik, 9: 40-9: 50: przegląd minut od ostatniego spotkania.
Dolna linia
Nie wahaj się poprosić innych uczestników o wkład w tworzenie agendy. Uczestnicy mogą dostarczyć cennych informacji na temat tematów lub zagadnień wymagających omówienia. Posiadanie odpowiednich uczestników jest kluczem do dobrze zaplanowanego i udanego spotkania. Wszystkie porządki obrad powinny zawierać cel sesji; mieć wyraźne pożądane wyniki; klasyfikować tematy agendy jako udostępnianie informacji lub przetwarzanie informacji; i kończy się podsumowaniem tematu oraz omówieniem kolejnych kroków.
