Nowoczesna technologia biurowa sprawia, że założenie samego biura jest mniej istotne, ponieważ poprawia się zasięg i wydajność dostępu do Internetu. Nowoczesne środowisko biurowe to więcej informacji o tym, co możesz zrobić, zamiast tego, gdzie to robisz. Nowa technologia zmienia zakres tego, co uważane jest za biuro. Biura nieuchronnie przyjmują nowsze technologie, które umożliwiają więcej pracy z mniejszą liczbą osób, i istnieje nacisk, aby zachować nowoczesny, profesjonalny wizerunek, pozostając na bieżąco z najnowszymi trendami technologicznymi.
Oszczędność czasu dzięki wydajności i automatyzacji
Dzięki zastosowaniu nowoczesnej technologii biurowej pracownicy spędzają mniej czasu na rutynowych zadaniach, co uwalnia ich od dodatkowych projektów. Doświadczeni pracownicy komputerów badają praktyki automatyzacji komputerów, redukując czas spędzany na częstych, powtarzalnych zadaniach. Na przykład pracownicy zapisują dokumenty formatowania czasu za pomocą szablonów. Ktoś może wykładniczo poprawić wydajność, udostępniając szablon innym pracownikom poprzez zdalny dostęp do serwera, przechowywanie w chmurze i pocztę e-mail z dowolnego miejsca, w którym jest zasięg sieci komórkowej. Usługi takie jak Dysk Google, iCloud i Microsoft Azure to praktyczne rozwiązania do organizowania i udostępniania często używanych szablonów, udostępnionych arkuszy kalkulacyjnych i dokumentacji związanej z pracą. Zorganizowane udostępnianie w chmurze eliminuje potrzebę pośrednika w zakresie udostępniania danych.
Lokalizacja jest nieistotna; Oszczędności są wspólne
Praca z udziałem pracownika siedzącego na terminalu komputerowym przez cały dzień zwykle nie musi być wykonywana w określonej lokalizacji. Nowe technologie komunikacyjne umożliwiają nie tylko pracę z domu i drogi, ale także bezproblemową. Jeśli wykonujesz swoją pracę na laptopie, możesz zrobić to samo z biura lub ze stołu w pokoju hotelowym. Zdalna siła robocza zapewnia dodatkowe korzyści pracodawcy i pracownikowi. Według Business Week firmy oszczędzają 8 000 USD rocznie dla każdego pracownika pracującego w systemie telepracy. Możliwości w zakresie telepracy poszerzają pulę kandydatów, ponieważ lokalizacja nie jest duża. Pracownicy zatrudnieni w telepracy mogą znacznie zaoszczędzić na kosztach transportu, zaoszczędzić czas każdego dnia, nie dojeżdżając do pracy i łatwiej sobie żonglując życiem rodzinnym.
Opcje komunikacji wciąż rosną
Opóźnione, pikselowane rozmowy wideo online w sali konferencyjnej należą już do przeszłości: połączenia szerokopasmowe i mobilne z Internetem są wystarczająco szybkie, aby obsłużyć równoczesne strumienie wideo bez konieczności przypinania ludzi do fizycznych lokalizacji. Usługi wideokonferencyjne, takie jak Skype, doskonale nadają się do organizowania spotkań bez udziału uczestników w tym samym budynku. Media społecznościowe to alternatywna droga komunikacji z klientem: silna obecność w mediach społecznościowych może znacznie przyczynić się do poprawy wyników finansowych. Dodatkowo technologia VoIP obniża koszty, eliminując konieczność korzystania z telefonów stacjonarnych. Zbyt długie trzymanie się starej technologii może powodować problemy. Na przykład, usługa zamawiania żywności GrubHub trafiła w szkopuł ze swoimi restauracjami, które wciąż otrzymywały zamówienia na faksy.
Praktyczna nadmiarowość danych
Pożary w biurach, trzęsienia ziemi i awarie dysków twardych mogą siać spustoszenie w dokumentach biura. Nadmiarowość danych dzięki usługom w chmurze i zdalnej pamięci masowej może uratować biznes z powodu ogromnego bólu serca i pieniędzy. Przechowywanie danych na zdalnym serwerze ułatwia pracownikom udostępnianie ogromnych ilości informacji niezależnie od lokalizacji. Na przykład specjaliści medyczni mogą korzystać z obszernych baz danych historii pacjentów w celu zbadania dolegliwości i opracowania nowych metod leczenia. Bazy danych w chmurze i serwerze mogą również zaoszczędzić pieniądze biznesowe poprzez konsolidację produktów i usług.
