Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, system rozliczania klientów jest jednym z najważniejszych aspektów osiągania zysków. Bez skutecznego systemu zbierania należności, będziesz miał trudności z otrzymaniem płatności. Bez zapłaty Twoja firma nie może działać. Istnieje kilka potencjalnych systemów, które możesz zastosować, aby wystawić rachunek swoim klientom; ta, która jest dla Ciebie odpowiednia, zależy w dużej mierze od rodzaju prowadzonej działalności.
Przedpłacone płatności
Popularną metodą rozliczeń w przypadku firm usługowych, takich jak firmy telekomunikacyjne lub dostawcy usług internetowych, są płatności przedpłacone. W tego typu rozliczeniach klienci płacą z góry za określoną ilość usług: ustaloną ilość czasu lub jednostek. Płatność jest wymagalna i musi zostać odebrana, zanim klienci uzyskają dostęp do zakupionej usługi. Jest to skuteczny system rozliczeniowy, który zapewnia, że twoje należności są konsekwentnie opłacane przed świadczeniem usług.
Opłaty po płatności
Opłaty za postpaid to system, w którym klient zgadza się zapłacić w późniejszym terminie za otrzymane produkty lub usługi. Pod koniec ustalonego okresu rozliczeniowego prześlesz klientom fakturę zawierającą numer konta, usługę lub używane produkty, kwotę należną i termin płatności. Dostępne jest oprogramowanie do rozliczeń i rachunkowości, które pomaga w utrzymaniu tych informacji. Uzyskanie takich rachunków może być trudne, jeśli masz do czynienia z klientami o złych kredytach lub po prostu odmawiasz zapłaty. Jeśli skorzystasz z tego rodzaju rozliczeń, rozważ możliwość zaoferowania zniżek na szybką płatność, ale przygotuj się, aby przypisać personel do bezpośredniego kontaktu z klientami w sprawie zaległych rachunków. W skrajnych przypadkach może okazać się konieczne przeniesienie konta do agencji windykacyjnej.
Noty kredytowe i debetowe
Noty kredytowe i debetowe nie są odpowiednie jako jedyny system rozliczeniowy, ale są ważne w przypadku zmian konta lub płatności lub błędów. Będziesz wydawać noty kredytowe klientom, którzy zapłacili za usługi lub produkty, których nie używali ani nie otrzymywali, lub jeśli błąd w Twoim rachunku spowodował przepłacenie klienta. Noty debetowe będą używane w odwrotny sposób; gdy klient zużywa więcej niż jego przedpłacony zasiłek, lub jeśli w inny sposób jest niedoładowany za swoje usługi. Noty debetowe zasadniczo wymagają więcej pieniędzy od klienta, podczas gdy noty kredytowe lub kredyty przekładają się na zwrócone pieniądze lub kredyty na usługi przeniesione do następnego cyklu rozliczeniowego.
Oparte na zamówieniach
Oparte na zamówieniu rozliczenia można porównać do przedpłat za produkty. Jeśli Twoja firma jest dostawcą lub hurtownikiem, możesz zażądać od swoich klientów zapłaty w całości lub w części przy składaniu zamówienia. Niesie to z poprzednimi korzyściami z opłacania przedpłaty. Możesz również wymagać tylko częściowej płatności z góry i pełnej zapłaty w późniejszym terminie, w którym to momencie będziesz musiał wysłać swoim klientom fakturę z żądaniem pozostałej części płatności. Aby skorzystać z tej metody, musisz dokładnie rejestrować, co klienci już zapłacili.
Płatności oparte na dostawie
W tym systemie rozliczeń wysłałbyś fakturę i zamówienie zakupu z wyszczególnieniem każdego przedmiotu i ilości do klienta wraz z dostawą. Możesz wybrać wymaganie pełnej płatności przy dostawie lub określić termin płatności na fakturze. Pamiętaj, aby w przypadku jakichkolwiek rozbieżności między zamówieniem a fakturą podać dane kontaktowe biura zamówień.
