Jazda stadem na ekwipunku jest jedną z najtrudniejszych rzeczy w prowadzeniu firmy. Od strony operacyjnej zawsze będziesz chciał wiedzieć, ile produktu można sprzedać, a kiedy go zdobyć. Księgowi również będą potrzebować dokładnych zapasów, aby mogli uporządkować książki i dostarczyć informacji potrzebnych do podejmowania decyzji biznesowych. W większości przypadków, ale nie we wszystkich, prawdopodobnie będziesz chciał tego dokonać poprzez system ciągłej inwentaryzacji.
System okresowych zapasów
Istnieją dwa sposoby kontrolowania ekwipunku. Jednym z nich jest tak zwany system okresowych zapasów, co oznacza, że pod koniec danego okresu - miesiąc, kwartał, rok lub cokolwiek działa w danej sytuacji - zamykasz drzwi i fizycznie liczą, co masz pod ręką. Dla celów księgowych nazwiesz to inwentarzem zamykającym dla twojego okresu. Twoja poprzednia inwentaryzacja była początkową inwentaryzacją dla tego okresu. Dodasz wszystkie swoje zakupy do początkowych zasobów reklamowych, odejmiesz całą sprzedaż iw idealnym świecie, wynik będzie bardzo podobny do twojego inwentarza zamykającego. Oczywiście nie żyjemy w idealnym świecie, a w praktyce im dłużej będziesz przechodził między zapasami, tym więcej rozbieżności się pojawi. W systemie okresowych zapasów ilość zapasów jest dokładna zaraz po jej zliczeniu, co jest poważną niedogodnością.
System wieczystych zapasów
System ciągłej inwentaryzacji wymaga znacznie więcej konfiguracji, ale gdy już jest na miejscu, jest znacznie łatwiejszy w obsłudze. Każda posiadana przez Ciebie ekwipunek jest wprowadzana do systemu komputerowego w momencie zakupu. Kiedy wychodzi z inwentarza, gdy jest sprzedawany lub zużyty, jest automatycznie odejmowany z zasobów reklamowych w twoim systemie komputerowym. Jeśli Twój model biznesowy obraca się wokół wiedzy o tym, co masz i kiedy musisz zamówić więcej, co dotyczy niemal każdej firmy, korzystanie z metody ciągłego inwentaryzacji oferuje wiele korzyści.
Okresowe w porównaniu do zapasów wieczystych
To, jakie podejście podejmie się do zarządzania zasobami, zależy od sytuacji. Jeśli zechcesz działać na zasadzie "mama i pop", utrzymując małą firmę i zasoby reklamowe na niskim poziomie, system okresowych zapasów może być wszystkim, czego potrzebujesz. Konfiguracja jest minimalna i możesz liczyć swoje zasoby tak często, jak uważasz, że jest to konieczne. Jeśli Twoje plany dotyczące Twojej firmy wiążą się z dużym wzrostem, będziesz chciał zaimplementować metodę ciągłej inwentaryzacji przy najbliższej okazji, najlepiej od pierwszego dnia.
Minusem jest to, że metoda ciągłego inwentaryzacji jest skomplikowana w konfiguracji i wymaga znacznych inwestycji w komputery, oprogramowanie i wiedzę. Jeśli korzystasz z napiętego budżetu, co często ma miejsce w przypadku startupów, początkowa inwestycja może być większa niż wygodnie zarządzać. Czasami musisz uregulować rachunek za system ewidencji i księgowości, który zapewnia podstawowe, stałe zarządzanie zapasami w krótkim czasie, ale można go ulepszyć do bardziej w pełni funkcjonalnej oferty, gdy Twoja firma i przychody rosną.
To nie jest doskonałe
Cały punkt stałego systemu inwentaryzacji polega na tym, że zawsze będziesz mieć dokładną i aktualną liczbę przedmiotów, które są pod ręką. To prawda, ale w realnym świecie zawsze istnieje luka między teorią a praktyką. Stracisz produkt do zerwania i kradzieży; dostawcy błędnie wystawią fakturę, otrzymasz zamówienia, które są krótsze lub krótsze o kilka sztuk, pracownicy działu sprzedaży będą nieprawidłowo dzwonić w sprzedaży lub zwroty pieniędzy i tak dalej. Dobre praktyki w zakresie treningu, bezpieczeństwa i inwentaryzacji mogą pomóc ograniczyć to do minimum, ale nadal będziesz musiał rzetelnie liczyć, aby zweryfikować numery, z którymi pracujesz.
Możesz zdecydować się na pełną fizyczną inwentaryzację co najmniej raz w roku lub możesz zdecydować się na trwającą "liczbę cykli". Oznacza to, że wybierzesz niektóre części swojego asortymentu, aby regularnie liczyć się w poszukiwaniu rozbieżności. Możesz skupić się tylko na przedmiotach o największej wartości lub o największej objętości, ponieważ są one najbardziej narażone na problemy lub możesz liczyć całe zasoby inwentarza w danym momencie przez cały rok i dostosowywać zasoby reklamowe, gdy znajdziesz błędy.
Nieustanny Inwentaryzacja w Środowisku Detalicznym / Hurtowym
Najlepszym przypadkiem dla wieczystych systemów inwentaryzacji jest sprzedaż detaliczna. Kiedy twój klient przynosi produkt do lady, zadzwonisz do niego za pomocą jakiejś formy skanera lub ręcznie wprowadzając numer części. Skanowanie jest lepsze, kiedy tylko jest to możliwe, ponieważ zmniejsza możliwość popełnienia błędów. Po zakończeniu sprzedaży Twój system zmniejszy ilość dostępnych zapasów, aby umożliwić to, co wychodzi za drzwi klienta.
Jeśli jeden z twoich innych sprzedawców odszuka ten produkt z komputera w innym dziale, to ostatnio zmieniona suma jest wyświetlana na ekranie. Twój system może również poprosić o zamówienie więcej, gdy twoje zapasy się wyczerpią lub nawet automatycznie złoży zamówienie. Najlepsze systemy śledzą również rabaty i minimalne zamówienia Twoich dostawców, więc możesz ustawić je w taki sposób, aby nie zamawiały 950 sztuk, jeśli cena wynosi 1000. Hurtownicy działają w ten sam sposób, z wyjątkiem tego, że kupują od producentów i dystrybutorów i sprzedają detalistom.
Perpetual Inventory in Manufacturing / Production Environments
Jeśli zajmujesz się produkcją produktów, a nie tylko ich sprzedażą, użyjesz bezustannego systemu inwentaryzacji nieco inaczej. W takim przypadku elementy w ekwipunku są surowcami lub podzespołami, a ostatecznie staną się gotowymi towarami. Będziesz także musiał śledzić swoje surowce, gdy będą w drodze do ukończenia produkcji, co może potrwać zaledwie sekundę lub dwie, lub nawet kilka lat w zależności od produktu. W tym stanie są one liczone jako praca w toku. Dzięki wydajnemu systemowi ciągłej inwentaryzacji nigdy nie powinno zabraknąć surowców, a będziesz wiedzieć, ile gotowych towarów masz do sprzedaży. Co ważniejsze, będziesz także wiedzieć, jakie były twoje koszty produkcji, nawet jeśli twoje materiały zmieniają się w kosztach.
LIFO i rachunkowość FIFO
Twoje zarządzanie zapasami fizycznymi powinno zawsze zapewniać, że najstarszy produkt na półkach zostanie sprzedany jako pierwszy, nawet jeśli nie jest szczególnie nietrwały. Opakowanie z czasem zanika, skrzynie zostają uszkodzone, a nawet stalowe gwoździe w końcu rdzewieją. Jednak w przypadku nieprzerwanych celów księgowych decydujesz, czy każdy ekwipunek jest najstarszym z dostępnych aktualnie, czy najnowszym. Systemy te są nazywane "first-in-first-out" i "last-in-first-out" lub FIFO i LIFO w skrócie.Jeśli ceny rosną, najstarszy produkt zawsze będzie najtańszy, a najnowszy produkt zawsze będzie najbardziej kosztowny. Jeśli ceny spadają, jest odwrotnie. Ma to pewne ważne implikacje dla sposobu, w jaki rozliczasz swoje koszty.
LIFO, FIFO i COGS
Załóżmy, dla celów demonstracyjnych, że najstarszy przedmiot w twoim ekwipunku został kupiony za 85 USD, najnowszy kosztuje 95 USD, a Ty sprzedasz 110 USD. Jeśli pracujesz na zasadzie FIFO, Twój zysk wynosi 110 $ minus 85 $ lub 25 $. Jeśli pracujesz na bazie LIFO, osiągniesz tylko 15 USD zysku z tej samej sprzedaży. Jeśli Twoim celem jest raportowanie najwyższych możliwych zysków, być może zaimponowanie lub wpłynięcie na potencjalnych inwestorów, może okazać się korzystne zastosowanie metody FIFO. Jeśli chcesz zachować rejestrowane zyski, aby zminimalizować swój podatek, metoda LIFO może - w tej hipotetycznej instancji - mieć więcej sensu. Możesz użyć dowolnej z tych metod, o ile jesteś konsekwentny. Jeśli chodzi o śledzenie rzeczywistych kosztów towarów sprzedawanych w handlu detalicznym lub kosztów produkcji w przemyśle wytwórczym, można wybrać metodę średniej ważonej, która śledzi rzeczywiste koszty w miarę ich wzrostu.
