System ciągłej inwentaryzacji to zestaw procesów księgowych, które pomagają firmom raportować dane dotyczące zapasów finansowych. Wiele firm korzysta z tego systemu - szczególnie tych, które używają systemu księgowania kosztów zleceń lub sprzedaży wielu różnych rodzajów zapasów. Firmy muszą zrównoważyć zalety i wady systemu wieczystego przed jego wdrożeniem.
Dokładne raportowanie
Firmy często doświadczają dokładniejszego raportowania finansowego z ciągłym systemem inwentaryzacji. Księgowi aktualizują księgę główną po każdej transakcji magazynowej. Rezultatem jest konto księgi głównej, które dokładnie odzwierciedla rzeczywistą inwentaryzację fizyczną. Właściciele i menedżerowie mogą następnie podejmować decyzje dotyczące jakości w oparciu o dokładność raportowania wartości zapasów. Wiele różnych rodzajów zapasów również korzysta z tej metody, ponieważ księgowi dokładnie śledzą każdy z nich za pomocą księgi głównej.
Zarządzanie elektroniczne
Wieczne systemy inwentaryzacji często wykorzystują metody elektroniczne do rejestrowania transakcji. Przykładem jest system kodów kreskowych używany przez sprzedawcę odzieży przy sprzedaży towarów. Każdy skan rejestruje dane, które aktualizują wartość zapasów firmy. Księgowi wykorzystują te informacje do zrównoważenia księgi głównej. Firmy wykorzystują te dane do zamawiania towarów za pomocą systemu "just-in-time". Elektroniczne zamawianie pomaga zapobiegać wyprzedawaniu i utraconej sprzedaży.
Koszt
Wiele wiecznych systemów inwentaryzacji jest drogich. Koszt tych systemów jest dwojaki. Technologia niezbędna do funkcjonowania systemu może być dużym wydatkiem kapitałowym. Aktualizowanie systemu pod kątem nowych zmian w technologii jest również kosztowne. Szkolenie pracowników w zakresie prawidłowego korzystania z systemu to kolejny wydatek. Po stronie administracyjnej firmy muszą znaleźć księgowych, którzy mogą pracować z systemem i zarządzać częstymi zmianami w księdze głównej.
Proces
Wieczne systemy inwentaryzacji są często czasochłonne. Elektroniczne aktualizacje do księgi głównej firmy mogą spowodować konieczność uzgodnienia kont. Księgowi często spędzają mnóstwo godzin w każdym tygodniu lub miesiącu w celu uzgodnienia zapasów. Utrzymujące się błędy mogą również powodować dalsze komplikacje. Księgowi muszą poprawić błędy i zrównoważyć konto zapasów przed zamknięciem książek firmy. Zgłaszanie niedokładnych danych inwentaryzacyjnych może uruchomić kontrolę, co może spowodować potencjalne problemy dla firmy.
