Bez papieru jest ważnym krokiem dla firmy, która chce uczestniczyć w zielonym życiu. EPA szacuje, że Amerykanie zużywają rocznie około 99 milionów ton papieru, a papier stanowi 34 procent odpadów w tym kraju. Jeśli regularnie przesyłasz rachunki i inne wiadomości do swoich klientów pocztą, musisz powiadomić ich o swoim zamiarze opuszczenia elektronicznego papieru z wyprzedzeniem.
Wyjaśnij i określ swoją oś czasową, aby przejść na papier, jak również wszelkie wymagania, które klient musi spełnić, aby otrzymać rachunki za papier. Na przykład w wielu przypadkach może być konieczne uzyskanie zgody klienta na zaprzestanie wysyłania wyciągów papierowych w poczcie przed przełączeniem go na rozliczanie bez użycia papieru.
W razie potrzeby zmień warunki umowy, aby uwzględnić aktualizację dotyczącą rozliczeń bez użycia papieru. Podaj informacje o tym, czy jest ono opcjonalne, czy wymagane dla klientów w przyszłości.
Utwórz powiadomienie wraz z jasnymi instrukcjami, w jaki sposób klient może potwierdzić otrzymanie informacji dotyczących fakturowania bez użycia papieru. Na przykład, oprócz zawiadomienia zawierającego datę aktywacji rozliczeń bez użycia papieru, możesz również podać stronę internetową lub linię telefoniczną do "wyrażania zgody".
Dołącz do klienta powiadomienie dotyczące decyzji o przejściu na papier w sekcji wiadomości ostatnich rachunków za papier. Zaznacz obszar w kolorze lub czcionce, która wyróżnia go, by przyciągnąć jego uwagę. Pamiętaj również o dołączeniu zaktualizowanych warunków do tych wiadomości.
Wyślij osobną pocztówkę z przypomnieniem do klientów zawierających wiadomość o zamiarze zaprzestania wysyłania papierowych rachunków.
Wyślij wiadomość e-mail na listę klientów, aby poinformować ich o decyzji dotyczącej fakturowania bez dokumentów papierowych. W takim przypadku możesz bezpośrednio połączyć klienta z witryną, aby w razie potrzeby dokonać wyboru.
Wskazówki
-
Wyjaśnij kilka korzyści płynących z elektronicznego przesyłania wiadomości do klienta.
Skonsultuj się z prawnikiem przed przejściem na elektroniczną rozliczenia, aby upewnić się, że przestrzegasz wszystkich przepisów stanowych i federalnych.
