Wiele firm korzysta z systemów inwentaryzacji w swoich działaniach produkcyjnych lub detalicznych w celu zarządzania poziomami zapasów. Zapasy mogą być jednymi z najcenniejszych aktywów firmy, a systemy do zarządzania nimi stanowią podstawę do zaspokojenia potrzeb klientów. Każdy system inwentaryzacji mieści się w określonym zakresie i ma pewne ograniczenia, które musi zrozumieć kierownictwo, aby wybrać najlepszy system dla firmy.
Systemy magazynowe
Systemy magazynowe stanowią podstawę do rejestrowania sprzedaży, zakupów. oraz ilość dla każdej pozycji na koniec okresu obrachunkowego. Dwa podstawowe systemy inwentaryzacji to system okresowy i system wieczysty. System okresowy rejestruje inwentarz tylko pod koniec każdego okresu, pozostawiając saldo na niezmienionym poziomie przez cały okres. Ponieważ liczenie zapasów wymaga czasu, mniejsze firmy częściej korzystają z systemu okresowego. Natomiast system wieczysty dostosowuje saldo zapasów za każdym razem, gdy pojawia się transakcja, taka jak zakup ekwipunku lub sprzedaż, i dostarcza informacji w czasie rzeczywistym.
Zakres systemów magazynowych
Zakres systemu inwentaryzacji może obejmować wiele potrzeb, w tym wycenę zasobów, pomiar zmian w zapasach i planowanie przyszłych poziomów zapasów. Wartość zapasów na koniec każdego okresu stanowi podstawę do sprawozdawczości finansowej w bilansie. Mierzenie zmian w zapasach pozwala firmie określić koszt zapasów sprzedanych w danym okresie. Pozwala to firmie planować przyszłe potrzeby w zakresie zapasów.
Ograniczenia systemu okresowego
Ograniczenia systemu okresowego polegają na tym, że nie znają dokładnej liczby inwentarzy w połowie okresu i nie ryzykują utraty zasobów. Dzięki systemowi okresowemu firma zna poziom zapasów z pewnością tylko wtedy, gdy fizycznie liczy zapasy na koniec każdego okresu. Przez cały okres firma przyjmuje zamówienia klientów bez znajomości dokładnej liczby zapasów lub dostępności wystarczającej ilości produktów, aby spełnić wymagania klientów.
Ograniczenia systemu wieczystego
Ograniczenia systemu wieczystej inwentaryzacji obejmują fałszywe poczucie niezawodności i uzależnienie od wejścia człowieka. Mimo że system ciągły aktualizuje się za każdym razem, gdy transakcja wchodzi do systemu, może brakować informacji dotyczących skradzionych, uszkodzonych lub złomowanych jednostek. Firma nie zdaje sobie sprawy z kradzieży lub marnotrawstwa, znanego jako kurczenie się, dopóki nie wykona fizycznego liczenia co najmniej raz w roku. Drugim ograniczeniem jest to, że pracownik może wprowadzać dane niepoprawnie, wprowadzając niedokładne informacje, które mogą zagrozić podejmowaniu decyzji.
