Pracownicy wykonujący usługi na podstawie umów lub na zasadach niezależnych muszą zebrać płatność po zakończeniu pracy. Najpopularniejszą metodą jest utworzenie faktury serwisowej do przesłania klientom, określającej usługi, które zostały zakończone i związane z nimi koszty. Zorganizowany system fakturowania umożliwia niezależnym kontrahentom śledzenie zaległych płatności i dokładne obliczanie zarobków na koniec roku dla celów sprawozdawczości podatkowej. Osoby, które nie używają programów księgowych dla małych firm, takich jak QuickBooks lub Peachtree do generowania faktur, mogą łatwo tworzyć je za pomocą pakietu Microsoft Office.
Przejrzyj listę pustych szablonów faktur dostępnych w pakiecie Microsoft Office, odwiedzając ich witrynę internetową, wybierając "Szablony" u góry ekranu, wpisując "Faktura usługi" w polu wyszukiwania i klikając pole "Szukaj". Wyniki wyszukiwania będą zawierały kilka szablonów do pobrania do użycia w programie Word lub Excel.
Wybierz szablon faktury i kliknij przycisk "Pobierz", aby pobrać szablon na swój komputer. Pobierz szablon zgodny z wersją pakietu Office zainstalowaną na komputerze. Informacje te można znaleźć w obszarze "Szczegóły" dla wyświetlanego szablonu. Po zakończeniu pobierania szablon otworzy się automatycznie za pomocą programu Word lub Excel.
Spersonalizuj fakturę, wstawiając nazwisko lub nazwę firmy u góry wraz z opcjonalnym logo firmy. Podaj jak najwięcej informacji kontaktowych, takich jak adres firmy, numer telefonu, numer faksu, adres e-mail i strona internetowa.
Przypisz unikatowy numer faktury do celów śledzenia i dołącz aktualną datę na górze. Informacje te należy zachować do celów prowadzenia rejestrów i śledzenia.
Wprowadź opis usług wykonanych w treści faktury i dołącz listę kosztów lub wydatków. Łączna kwota należna za wszystkie wykonane prace, w tym części i robociznę, powinna być wyraźnie wymieniona na dole.
Dołącz instrukcje dotyczące płatności i warunki na fakturze, aby klient wiedział, kiedy płatność jest należna i jaki jest właściwy sposób przesyłania środków. Typowe warunki faktury mogą być przekazywane poprzez określenie "Termin płatności: 15 października 2011 r." Lub "Płatność należna w ciągu 60 dni od daty faktury". Instrukcje powinny obejmować wszystkie metody, w których klient może złożyć płatność, na przykład wysłanie czeku lub przesłanie płatności online.
Prześlij fakturę do klienta w odpowiednim czasie, aby zapewnić sobie odpowiedni czas na płatność. Po otrzymaniu płatności zaktualizuj swoje rekordy, aby oznaczyć je jako zapłacone, ponieważ jest to kwota, którą należy zgłosić jako przychód i odzwierciedlić w formularzu Internal Revenue Service (IRS) Form 1099-MISC.
Wskazówki
-
Wykonawcy z dochodem przekraczającym 600 USD są zobowiązani do zgłaszania swoich dochodów do IRS.
Oferowanie zachęt, takich jak zniżki za wcześniejszą płatność, może zwiększyć ich terminowość.
