Handel to przepływ towarów od producentów do konsumentów. Logistyka i finanse to dwa różne, ale równie ważne elementy w ramach tego komercyjnego procesu, który zapewnia zadowolonego klienta i rentownego producenta. Dokumentacja każdej z tych funkcji spełnia określoną potrzebę w ramach transakcji, aby zapewnić pomyślny wynik dla obu stron. Faktura za dostawę przenosi produkt do miejsca docelowego, a faktura handlowa pozwala producentowi wystawić rachunek za produkt.
Wysyłka faktury
Terminem związanym z fakturą wysyłkową jest List przewozowy. BOL zawiera informacje niezbędne dla przewoźnika, aby zaplanować odbiór i dostawę towarów do klienta. Informacje wymagane na BOL obejmują:
- adres statku do odbiorcy
- Nazwa produktu
- Ilość
- masy brutto i netto
- Informacje o niebezpiecznych lub specjalnych operacjach na podstawie wymagań dotyczących produktu.
Jeśli produkt jest ładowany do kontenera, cysterny lub wagonu, numer urządzenia również powinien być odnotowany na BOL. BOL powinien być podpisany przez przewoźnika, gdy ładunek zostanie odebrany, a następnie podpisany przez odbiorcę po dokonaniu dostawy.
Faktura handlowa
Faktura handlowa, lub Rachunek sprzedaży, to dokument finansowy stworzony dla celów rozliczeniowych. Dokument ten musi zawierać nazwę i adres strony wystawiającej rachunek, jak również nazwę i ilość produktu. Główna różnica między fakturą handlową a fakturą wysyłkową jest taka ceny muszą być odnotowane na fakturze handlowej. Faktura musi również uwzględniać wszelkie opłaty za przewóz, specjalne opłaty za pakowanie, koszty ubezpieczenia lub inne przedmioty, które klient ma zapłacić. Faktura handlowa powinna zawierać adres, na który należy kierować płatności, oraz datę płatności.
Dodatkowe dokumenty sprzedaży
Po przetworzeniu faktury handlowej zostanie ona zaksięgowana na koncie klienta do momentu otrzymania płatności, w którym to czasie zostanie zastosowana płatność, a otwarta faktura zostanie zamknięta. Jeśli odbiorca zdecyduje się zwrócić produkt, nota kredytowa jest następnie tworzone i publikowane na koncie klienta. Na wyciąg z konta może również zostać utworzony dla klienta, dostarczając listę wszystkich otwartych dokumentów sprzedaży.
