Oprogramowanie do księgowania było niedrogie i dość popularne w dzisiejszych czasach. Często więcej niż jedna osoba potrzebuje dostępu do systemu w tym samym czasie; w związku z tym licencje dla wielu użytkowników dla programów stały się powszechnym miejscem. Firma może kupić licencje dla jednej osoby lub 20 osób, w zależności od potrzeb.
Liczba użytkowników
W wielu działach księgowości pracuje więcej niż jedna osoba w tym samym czasie. Na przykład nie ma sensu, aby ktoś czekał, aż inna osoba zapłaci rachunki, aby dokonać wpłaty. W bardzo małych firmach może to zadziałać, ale w większych firmach z więcej niż jedną osobą w dziale księgowości ta konfiguracja nie działa i wymagane jest oprogramowanie dla wielu użytkowników.
Sieć
Sieć komputerowa jest niezbędna, jeśli program będzie używany przez więcej niż jedną osobę. Sieć umożliwia dzielenie się oprogramowaniem i zasobami z centralnym serwerem, na którym znajduje się większość programów i do których mają dostęp indywidualni użytkownicy. Dobrym pomysłem jest posiadanie sieci przed zakupem oprogramowania. Jeśli masz tylko jednego użytkownika, nie ma potrzeby korzystania z sieci.
Ograniczenia
Nie każde oprogramowanie może być przeznaczone dla wielu użytkowników i istnieją ograniczenia dotyczące liczby użytkowników, jakie może pomieścić program. Na przykład w Quickbooks można mieć jednocześnie do 20 osób, które uzyskują dostęp do programu w tym samym czasie. Oprogramowanie nie może obsłużyć więcej. Inne oprogramowanie ma swoje własne ograniczenia, więc sprawdź produkt, zanim go kupisz. Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie programy księgowe są dobre dla jednego użytkownika, ale wraz ze wzrostem liczby użytkowników mogą pojawić się problemy.
Korzyści
Istnieją korzyści zarówno dla pojedynczego użytkownika, jak i dla wielu użytkowników w przypadku oprogramowania księgowego. Decyzja o uzyskaniu licencji dla jednego użytkownika w porównaniu z licencją dla wielu użytkowników zależy od potrzeb firmy. Jedna nie jest lepsza od drugiej, po prostu pasują do różnych potrzeb. W wielu przypadkach firma może rozpocząć od jednej licencji, a następnie rozszerzyć ją na zasadzie "w razie potrzeby". Niektóre programy księgowe mogą być wykorzystywane głównie przez jedną osobę, a kupowanie więcej niż jednego użytkownika nie ma sensu. Wszystko zależy od potrzeb biznesowych.
Rozważania
Podczas instalowania oprogramowania pojedynczego użytkownika może być proste, instalowanie oprogramowania dla wielu użytkowników nie jest. Zwykle informatycy muszą być zaangażowani w instalację, a także w utrzymanie środowiska wielu użytkowników.
Upewnij się, że tworzysz kopię zapasową plików ewidencyjnych, jeśli korzystasz z oprogramowania dla jednego użytkownika lub dla wielu użytkowników. Przygotuj plan, jeśli sieć lub komputer ulegnie awarii.
