Arkusze kalkulacyjne są popularnym narzędziem w biurze i mogą być przydatne również w domu. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz harmonogramu, który szczegółowo wylicza i automatycznie sumujesz koszty ślubu, wystawiaj fakturę dla swojego niezależnego klienta, czy twórz zestaw sprawozdań finansowych dla swojej firmy, arkusze kalkulacyjne sprostają zadaniu.
Może istnieć krzywa uczenia się, jeśli chcesz korzystać z bardziej zaawansowanych funkcji, ale gdy zrozumiesz, jak działają arkusze kalkulacyjne i ich możliwości, zobaczysz, że ich zastosowania są prawie nieskończone.
Co to jest arkusz kalkulacyjny?
Arkusz kalkulacyjny to dokument elektroniczny, który wykorzystuje wiersze i kolumny do przechowywania danych i manipulowania nimi. Jest to cyfrowy, oparty na oprogramowaniu arkusz roboczy, wzorowany na papierowej formie papieru księgowego. Wiersze i kolumny tworzą komórki, które przechowują oddzielne fragmenty danych. Za pomocą arkuszy kalkulacyjnych można wykonywać obliczenia matematyczne i inne operacje na wprowadzanych danych.
Wiele osób korzysta również z arkuszy kalkulacyjnych do rejestrowania i przechowywania danych o wielu atrybutach. Na przykład nazwisko osoby, jej dane adresowe, nazwa firmy, dla której pracują, tytuł i status relacji biznesowych mogą być używane w bazie danych do poszukiwania sprzedaży.
Możesz sortować dane w arkuszu kalkulacyjnym i wykonywać na nim różne analizy. Możesz również zastosować różne formuły i funkcje do danych. Arkusze kalkulacyjne oferują możliwość uporządkowania informacji i wykorzystania ich jako podstawy do tworzenia tabel, wykresów i wykresów do analizy.
Dlaczego warto korzystać z arkusza kalkulacyjnego?
Jednym z najbardziej popularnych powodów używania arkuszy kalkulacyjnych jest przechowywanie, rejestrowanie i drukowanie danych. Możesz łatwo porządkować i sortować dane za pomocą arkusza kalkulacyjnego, a dzięki układowi z wierszami i kolumnami komórek możesz kliknąć w dowolnym miejscu, aby łatwo zaktualizować informacje, nie martwiąc się o niewidoczne spacje, zwroty lub karty, tak jak w przypadku innych programów taki jak procesor tekstu.
Możesz zautomatyzować różne funkcje, aby wykonywać obliczenia, wyszukiwać określone elementy lub pobierać informacje o aktualizacjach z innych programów lub internetu. Na przykład księgowi mogą co miesiąc dodawać nowe dane do swoich arkuszy kalkulacyjnych i używać prostej "sumy", aby automatycznie aktualizować sumę danych.
Arkusze kalkulacyjne oferują szybki i łatwy sposób wyświetlania danych i udostępniania ich innym. Możesz wpisać dane lub skopiować je z innego programu i wkleić je do arkusza kalkulacyjnego, zapisać plik i łatwo wysłać go do kogoś innego. Pracownicy biurowi mogą zapisać arkusz kalkulacyjny w swojej sieci komputerowej, aby umożliwić innym osobom otwarcie pliku i aktualizację różnych jego części.
Arkusze kalkulacyjne oferują możliwość przechowywania dużych ilości danych w jednym miejscu, ponieważ plik arkusza kalkulacyjnego zawiera więcej niż jeden arkusz. Każda zakładka pliku nazywa się arkuszem roboczym, a plik nazywa się skoroszytem. Możesz przechowywać informacje finansowe sformatowane w sprawozdaniach finansowych dla małej firmy i używać innej karty dla każdego miesiąca w roku. Następnie możesz dodać kolejną kartę, która używa linków do podsumowania i sumowania wszystkich danych w postaci rocznej.
Jak korzystać z Google Excel
Excel to nazwa arkusza kalkulacyjnego Microsoft Office, ale można go używać z Google, zamiast korzystać z aplikacji do arkuszy kalkulacyjnych Google. Jedną z największych zalet korzystania z arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel w aplikacji Google Dysk Google jest możliwość pracy w arkuszach kalkulacyjnych programu Excel w trybie online.
W przypadku pakietu Microsoft Office, o ile nie masz subskrypcji online Office 365, będziesz mieć dostęp do plików arkusza kalkulacyjnego Excel tylko z dysku twardego komputera lub folderu sieciowego. Jeśli chcesz pracować na arkuszach kalkulacyjnych programu Excel na dysku Google, możesz także przekonwertować arkusz kalkulacyjny programu Excel na plik Arkuszy Google. Jeśli prześlesz plik Excel do zapisania na Dysku Google i spróbujesz go otworzyć, zobaczysz statyczny dokument, który nie pozwoli Ci wprowadzać żadnych zmian.
Jednak Microsoft i Google poprawiły swoją zdolność do wspólnej pracy nad plikami Microsoft Office w Google. Możesz zainstalować wtyczkę Microsoft Office do Microsoft Office, znalezioną w Google Play. Po zainstalowaniu wtyczki podczas otwierania aplikacji pakietu Microsoft Office zobaczysz menu rozwijane z napisem Dysk Google, dzięki czemu możesz otwierać, edytować i zapisywać pliki Microsoft Office, zachowując je w formacie Microsoft Office podczas przechowywania ich na Dysku Google.
Aby uzyskać wtyczkę, przeprowadź wyszukiwanie online w przeglądarce wtyczki Google Drive dla pakietu Microsoft Office. Zostaniesz poproszony o pobranie "_driveforoffice.exe "_ plik i wykonaj prosty proces instalacji.
Jak korzystać z Arkuszy Google
Aby utworzyć arkusz kalkulacyjny w Arkuszach Google, upewnij się, że jesteś zalogowany na swoje konto Google, otwórz kartę przeglądarki, przejdź na stronę drive.google.com lub sheets.google.com i utwórz nowy dokument Arkuszy.
Po przejściu na Dysk Google, korzystając z paska menu po lewej stronie ekranu lub czerwonego przycisku "+" w prawym dolnym rogu ekranu, utwórz nowy dokument Arkuszy, a będziesz gotowy, aby zacząć korzystać z arkusz. Arkusze Google umożliwiają łatwą współpracę z innymi osobami w Internecie, gdy wyślesz im link do arkusza kalkulacyjnego. Kilka osób może aktywnie pracować w tym samym czasie i możesz zobaczyć, kto jest w tym pliku, a nawet kartę i komórkę arkusza kalkulacyjnego, nad którymi pracują. W Arkuszach możesz też korzystać z innych zintegrowanych narzędzi Google, takich jak tłumaczenie tekstu w arkuszu kalkulacyjnym, za pomocą formuł, aby automatycznie pobierać dane o cenach giełdowych z witryn internetowych i importować inne rodzaje danych bezpośrednio ze stron internetowych do arkusza kalkulacyjnego.
Arkusze Google oferują gotowe szablony do różnych zastosowań, takich jak budżet, niezależna faktura, sprawozdania finansowe firmy, śledzenie projektu, wykres Gantta, harmonogram przesunięć pracowników, baza danych kontaktów sprzedaży i wiele innych. Te i inne szablony można również znaleźć w programie Microsoft Excel i innych programach arkusza kalkulacyjnego. Jedną z zalet Arkuszy Google jest to, że Twoja praca jest zapisywana automatycznie co kilka sekund. Jeśli korzystasz z arkusza kalkulacyjnego Excel, masz możliwość automatycznego zapisywania, ale nie jest to funkcja domyślna i możesz stracić pracę, chyba że ręcznie zapisujesz swoją pracę.
Podstawowe funkcje arkusza kalkulacyjnego
Podstawowe funkcje arkusza kalkulacyjnego obejmują przechowywanie trzech typów danych, którymi są tekst, liczby i formuły lub funkcje. Większość osób używa arkuszy kalkulacyjnych do wykonywania podstawowych obliczeń matematycznych, takich jak dodawanie, odejmowanie, mnożenie i dzielenie danych. Można również przechowywać wiersze danych z kilkoma atrybutami, takimi jak nazwa i adres.
Arkusze kalkulacyjne mają zwykle wiele wierszy, aby pomieścić dużą ilość danych, a maksymalnie dwa miliony komórek składa się z wielu kolumn i wierszy, których potrzebujesz, aż do limitu komórek. Najnowsza wersja Microsoft Excel oferuje obecnie 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumn do przechowywania danych.
Dane arkusza kalkulacyjnego można kopiować jako tabele i wklejać do innych programów, takich jak procesor tekstu lub program prezentacji slajdów, w celu utworzenia różnych harmonogramów analizy, raportowania i celów prezentacji. Możesz również sformatować dane za pomocą kolorów, linii, pól tekstowych, obrazów i wielu innych funkcji, aby zwrócić uwagę na określone części danych lub harmonogram arkusza kalkulacyjnego.
Jakie są zaawansowane funkcje arkusza kalkulacyjnego?
W zależności od tego, czy korzystasz z Arkuszy Google, Microsoft Excel, czy innego programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, będziesz mieć dostęp do wielu zaawansowanych funkcji, które pomogą Ci zbudować wszystkie typy modeli do przetwarzania i analizy danych.
Na przykład możesz używać arkuszy kalkulacyjnych do wykonywania analiz regresji statystycznej, modelowania zdyskontowanych przepływów pieniężnych i wielu innych ćwiczeń. Można utworzyć skoroszyt z kilkoma arkuszami kalkulacyjnymi zawierającymi dane wyciągu finansowego za każdy miesiąc w roku. Następnie można utworzyć kolejny arkusz kalkulacyjny w tym samym skoroszycie lub w nowym skoroszycie, który ma założenia dotyczące wzrostu działalności, wzrostu sprzedaży, procentowych zmian kosztów i innych założeń. Korzystając z formuł i linków, możesz utworzyć prognozowane sprawozdanie finansowe, które będzie automatycznie aktualizowane po każdej zmianie założeń na karcie założeń arkusza kalkulacyjnego.
Możesz używać wielu różnych zautomatyzowanych formuł i funkcji, w tym formuł "jeśli / to", które pozwalają ci powiedzieć, czy warunek "X" jest spełniony, a następnie wykonaj funkcję lub formułę "Y". Można nawet zagnieżdżać te instrukcje if / then, a program Microsoft Excel może obsłużyć do siedmiu instrukcji if / then zagnieżdżonych w sobie nawzajem, co oznacza, że można mieć do siedmiu funkcji warunkowych, zależnych od siebie nawzajem, automatycznie zastosowanych do danych.
Niektóre programy arkuszy kalkulacyjnych oferują rejestrator makr, który umożliwia rejestrowanie różnych etapów rutynowych procesów, takich jak formatowanie arkuszy kalkulacyjnych lub wprowadzanie określonych typów danych bez konieczności znajomości języka Visual Basic lub innego języka programowania. W przyszłości zamiast wykonywania rzeczywistych funkcji w arkuszu kalkulacyjnym można używać klawiszy skrótu, a proces będzie wykonywany automatycznie, ponieważ kroki zostały zapisane w formie makra.
Arkusze kalkulacyjne oferują takie funkcje, jak "szukanie celu", które pozwala na powtarzanie formuł i rozwiązywanie określonych odpowiedzi, a także odpowiednie modyfikowanie danych wejściowych. Jeśli masz duże zestawy danych do pracy, niektóre funkcje umożliwiają identyfikowanie i usuwanie duplikatów, sortowanie i filtrowanie danych, konsolidowanie, sumowanie, klasyfikowanie i wyszukiwanie wartości danych w pionie lub w poziomie i zwracanie ich do nowej tabeli. To tylko kilka przykładów mnóstwa zaawansowanych funkcji oferowanych przez arkusze kalkulacyjne.
Arkusze kalkulacyjne a programy baz danych
Wiele osób używa arkuszy kalkulacyjnych do przechowywania wierszy danych i możesz się zastanawiać, dlaczego nie używałbyś po prostu programu bazodanowego, takiego jak Microsoft Access, do przechowywania danych zamiast korzystania z arkusza kalkulacyjnego. Podczas gdy programy bazodanowe i arkusze kalkulacyjne mogą przechowywać wiersze danych z wieloma atrybutami, każdy ma swoje mocne strony.
Excel, Arkusze Google i inne arkusze kalkulacyjne przechowują dane z nagłówkami w taki sam sposób jak program bazy danych. Jednak dzięki danym w arkuszu kalkulacyjnym można łatwo wykonywać automatyczne obliczenia formuły lub ręczne obliczenia danych. Arkusze kalkulacyjne są również proste w użyciu, a użytkownik może rozpocząć wprowadzanie danych i pracować z nimi bez konieczności konfigurowania bazy danych w taki sam sposób, jak w programie takim jak Access. Dzięki arkuszom kalkulacyjnym możesz także łatwo tworzyć wykresy i wykresy na podstawie danych.
Z drugiej strony bazy danych są bardziej stabilne. Dzięki arkuszom kalkulacyjnym łatwo pomyłkowo usunąć komórkę, wiersz lub kolumnę danych, jeśli nie zwracasz uwagi, co jest znacznie trudniejsze w przypadku programu bazodanowego. Dodatkowo, jeśli masz duże ilości danych, mogą one stać się niemożliwe do zarządzania w arkuszu kalkulacyjnym, gdzie programy baz danych są specjalnie zaprojektowane do zarządzania tysiącami, a nawet milionami rekordów danych. Gdy zachodzi potrzeba ciągłej aktualizacji elementów każdego wiersza rekordów danych lub wykonywania różnych rodzajów sortowania i raportowania, program bazodanowy może mieć więcej sensu niż arkusz kalkulacyjny.
