Dobrze utrzymany system archiwizacji umożliwia szybki dostęp do ważnych informacji i oszczędza pieniądze firmy oszczędzając czas. Przedsiębiorstwa, szkoły, agencje rządowe, a nawet zwykli ludzie używają systemów archiwizacji, aby utrzymać porządek w swoich sprawach. Wybierz jeden z czterech różnych systemów segregowania dla swojego biura. Każda z nich ma swoje zalety i wady.
Alfabetyczny system archiwizacji
W systemie plików alfabetycznych ułóż rekordy według nazwy - nazwy osoby, firmy lub przedmiotu - zgodnie z literami alfabetu. Użyj tego systemu plików za pomocą dwóch różnych metod. Miejscowy system plików alfabetycznych, znany również jako system słownikowy, zapisuje poszczególne rekordy w kolejności alfabetycznej. Te systemy archiwizacji działają dobrze, gdy przechowują niewielką liczbę rekordów, mniej niż 5000 plików, według Ancom, firmy zajmującej się archiwizacją.
Ten system okazuje się problematyczny, gdy masz dużo klientów lub klientów o tej samej nazwie. Użyj systemu geograficznego - określanego również jako encyklopedia lub system niejawny - do organizowania większej liczby rekordów. W tym systemie uczestnicy grupują się w szerokich kategoriach na podstawie lokalizacji, takiej jak miasto, hrabstwo lub państwo. Kategorie i pliki w każdej kategorii są ułożone alfabetycznie.
Numeryczny system archiwizacji
Podczas korzystania z numerycznego systemu plików, przypisz numery do każdego pliku i ułóż numery w kolejności. Pliki dla osób o tej samej nazwie nie będą miały powtarzających się nagłówków, jak w systemie alfabetycznym. System ten zapewnia również lepszą poufność plików, ponieważ w plikach nie są wyświetlane żadne nazwy i działa dobrze podczas obsługi dużej liczby plików. Zamiast przypisywania plików numeru, użyj systemu chronologicznego, który porządkuje pliki według daty.
Terminal Digit Filing System
Podczas korzystania z archiwizacji na zaciskach końcowych należy przypisać numery plików w kolejności, ale należy je złożyć według dwóch ostatnich cyfr. Ancom podaje przykłady znalezienia pliku o numerach 17234. Najpierw przejdź do sekcji 34 zbioru dokumentów, następnie wyszukaj obszar 72 tej sekcji, a na koniec odszukaj plik 1. Ten system działa dobrze, jeśli przechowujesz ponad 10 000 plików.
Alfanumeryczny system rejestracji
Użyj liter i cyfr do porządkowania plików w alfanumerycznym systemie plików. Na przykład użyj dwóch liter, aby wskazać stan, w którym znajduje się klient, a następnie liczbę oznaczającą jego numer konta. Pozwala to na łatwiejsze wstępne sortowanie, gdy trzeba wyciągnąć dużą liczbę plików z tej samej lokalizacji.
