Faksy są kluczowymi dokumentami w wielu branżach, ponieważ zapewniają legalne podpisanie podpisu. Przykładowo, służą one jako dokumentacja prawna w branży importowo-eksportowej, gdzie strony często znajdują się w odległości kilku tysięcy kilometrów. Negatyw na temat faksów polega na tym, że można je łatwo zgubić lub wysłać w niewłaściwe miejsce, chyba że dostarczą konkretnych instrukcji odbiorcom. Tutaj pojawia się arkusz okładki faksu. Arkusze okładek faksowych mogą obejmować odręczne instrukcje na pustej kartce papieru do profesjonalnie zaprojektowanych formularzy wraz z logo firmy, wyszczególnione miejsca na nazwiska, numery telefonów, pola wyboru dla podstawowych szczegółów i miejsca pisać instrukcje. Tworzenie własnego arkusza obrad faksu za darmo to prosty proces.
Bezpłatne źródła arkuszy okładek faksów
Sprawdź program do edycji tekstu, aby sprawdzić, czy ma on bezpłatne szablony stron tytułowych faksu, które można znaleźć, przeszukując komputer w poszukiwaniu szablonów. Na przykład Microsoft Word udostępnia szablony (patrz Zasoby). Szablony Microsoft po otwarciu można zapisać na komputerze, jeśli używasz programu Microsoft Word.
Stwórz własny arkusz obrad faksu za pomocą edytora tekstów i zgodnie z podstawowym formatem.
Pisz własnoręcznie własną okładkę faksu, jeśli nie masz pod ręką komputera. Wykonuje to zadanie, ale nie ma profesjonalnego odwołania do zaprojektowanego cyfrowo arkusza tytułowego.
Format arkusza okładki faksu
Umieść słowo "Fax" lub "Arkusz okładki do przesyłania faksów" dużymi literami u góry arkusza. Oznacza to, że jest to arkusz okładki, niezależnie od wysyłanego dokumentu.
Uzasadnij pozostawienie następujących pozycji w tej kolejności, pomijając linię między nimi: "Data:", "Od:", "Telefon nadawcy:" i "Zwróć numer faksu:" Identyfikują źródło faksu, aby można go było łatwo zauważyć jeśli odbiorca na to czeka. Zawierają również niezbędne dane kontaktowe nadawcy.
Pomiń dwie lub trzy linie i kontynuuj z następującymi nagłówkami: "Do:", "Numer faksu:" i "Numer telefonu:" Identyfikacja odbiorcy zapewnia, że faks doprowadzi go do właściwego miejsca docelowego. Umieszczenie numeru faksu odbiorcy ułatwia wprowadzenie odpowiedniego numeru do faksu bez przenoszenia notatek. Posiadanie numeru telefonu kontaktowego odbiorcy umożliwia nadawcy szybkie nawiązanie połączenia, aby potwierdzić, że faks został odebrany lub jest uszkodzony podczas przesyłania.
Pomiń kilka wierszy i dodaj nagłówek z informacją "Liczba stron z okładką": "Stwierdzenie, że liczba stron zawiera okładkę, eliminuje zamieszanie.
Pomiń dwie lub trzy linie i wyświetl nagłówek "Temat:" Tutaj nadawca może krótko wyjaśnić załączony dokument.
Umieść nagłówek "Uwagi:" w polu "Temat", aby nadawca mógł napisać instrukcje, takie jak "Oddaj natychmiast do Pani Jones" lub "Zadzwoń do mnie, gdy to otrzymasz" lub "Sprawdź to, zaloguj i odeślij faks".
Wskazówki
-
Klarowność jest najważniejszą cechą arkusza okładki faksu. Wytnij nagłówki, jeśli tworzysz arkusz w edytorze tekstów. Jeśli piszesz ręcznie arkusz, wydrukuj wyraźnie i podkreśl nagłówki.
