Firmy wydają dużo pieniędzy na wiele rzeczy, ale każdy wydatek zazwyczaj należy do jednej z dwóch kategorii: wydatków operacyjnych i wydatków kapitałowych. Różnica sprowadza się do codziennych wydatków w porównaniu do długoterminowych inwestycji. Ponieważ wydatki te są różnie traktowane w księgowości i pod kodem podatkowym, większość firm utrzymuje odrębny budżet kapitałowy i budżety operacyjne.
Rodzaje wydatków
Wydatek kapitałowy to pieniądze wydane na nabycie aktywów, które zwiększają wartość firmy. Innymi słowy, nakłady inwestycyjne są inwestycjami. Kiedy firma kupuje na przykład budynek lub urządzenie, jest to nakład inwestycyjny. Z kolei wydatki operacyjne to pieniądze wydawane na codzienne prowadzenie firmy. Pensje pracowników, na przykład, są kosztami operacyjnymi. W świecie biznesu pojęcia te są często określane skrótem CapEx dla nakładów kapitałowych i OpEx dla wydatków operacyjnych.
Przykład
Załóżmy, że firma potrzebuje maszyny do kopiowania. Koszt samej maszyny to koszt kapitałowy. Po zakupie kopiarka trafia do bilansu firmy jako zasób, co oznacza, że jeśli przyjdzie czas na zsumowanie całkowitej wartości firmy, wartość ta wzrasta niezależnie od wartości kopiarki. Koszty energii elektrycznej potrzebnej do uruchomienia kopiarki oraz papieru i tonera, które wchodzą w składanie kopii, są kosztami operacyjnymi. W bilansie koszty operacyjne są zasadniczo zobowiązaniami, ponieważ ogólna wartość spółki jest pomniejszona o kwotę należną z tytułu kosztów operacyjnych.
Dokonanie wyboru
Niektóre wydatki mogą być kapitałowe lub operacyjne, w zależności od tego, jak firma chce sobie z nimi radzić. Bernard Golden z "CIO", magazynu dla dyrektorów korporacyjnych, którzy nadzorują technologie informacyjne, korzysta z przykładu centrum przechowywania danych. Firma mogłaby kupić grupę serwerów komputerowych do obsługi swoich danych, a następnie zbudować budynek, w którym będą przechowywane. W takim przypadku centrum danych byłoby wydatkiem kapitałowym, a koszty jego uruchomienia byłyby operacyjne. Lub może wynająć przestrzeń na serwerach obsługiwanych przez oddzielną firmę. W takim przypadku centrum danych byłoby całkowicie wydatkiem operacyjnym.
Opodatkowanie
System podatkowy w Stanach Zjednoczonych traktuje w różny sposób koszty kapitałowe i operacyjne. Koszty operacyjne są zwykle odliczane od dochodu podlegającego opodatkowaniu w roku, w którym zostały poniesione wydatki. Z drugiej strony nakłady inwestycyjne muszą być "kapitalizowane", co oznacza, że firma musi rozłożyć ulgę na kilka lat. Odzwierciedla to sposób, w jaki firmy zazwyczaj traktują wydatki kapitałowe w swoich własnych rachunkach - jako koszt rozłożony na cały okres użytkowania składnika aktywów, nieużywany jednocześnie.
