Usprawnienie procesu zamówień wymaga stworzenia określonych kroków zakupowych w celu zminimalizowania czasu między momentem, w którym osoba prosi o przedmiot i kiedy go otrzymuje. W oparciu o bieżący proces zakupu możesz usprawnić system, zmieniając kto jest zaangażowany, przyznając więcej uprawnień do zakupów i ustalając konkretne zasady sprzedawcy.
Zidentyfikuj słabości
Pierwszym krokiem do usprawnienia procesu zamówień jest określenie, dlaczego chcesz to zrobić. Możesz być zbyt duży. Twoi pracownicy mogą być mniej wydajni, ponieważ muszą czekać na sprzęt, którego potrzebują. Twoi klienci mogą być nieszczęśliwi, ponieważ nie możesz zdobyć materiałów wystarczająco szybko, by realizować zamówienia. Twoje formy, a nawet brak skutecznej papierkowej roboty mogą powodować wąskie gardła. Gdy już wiesz, jakie są Twoje problemy z zakupami, możesz sprawdzić swój proces, aby sprawdzić, co może być przyczyną problemu.
Centralizuj lub zdecentralizuj
Jednym ze sposobów usprawnienia procesu zakupów jest scentralizowanie go za pomocą jednej osoby lub działu. Zamiast członka personelu należy udać się do kierownika działu, który następnie udaje się do dyrektora ds. Operacyjnych, który następnie udaje się do kierownika finansowego, umożliwiając pracownikom składanie wniosków bezpośrednio do jednego agenta ds. Zaopatrzenia. Może to skrócić czas potrzebny na zatwierdzenie zakupów, ponieważ jedna osoba odpowiada za oś czasu.
Jeśli jednak masz już ten scentralizowany proces zakupów, może to być Twój problem. Może się to zdarzyć, gdy agent zakupów jest przytłoczony żądaniami, które musi zbadać. W takim przypadku należy najpierw rozważyć, aby szefowie działów zatwierdzili zakupy, a następnie przekazali je do działu finansowego. Aby w pełni wykorzystać ten typ systemu, utwórz termin "do dnia" dla wszystkich formularzy, aby upewnić się, że wszyscy zainteresowani wiedzą, kiedy zamówienie jest należne i wiedzą, że zostaną pociągnięci do odpowiedzialności.
Zwiększ władzę zakupów
Inną metodą usprawnienia zakupów jest zapewnienie większej liczbie pracowników uprawnień do dokonywania zakupów. Może to prowadzić do nadmiernych wydatków, jeśli nie określisz konkretnych parametrów, takich jak towary i usługi, które może kupić konkretny pracownik, limit na ilość zakupów, które może on zrobić i jakich sprzedawców może użyć. Rozważ zezwolenie pracownikom na dokonywanie mniejszych zakupów, zwłaszcza tych zwykle zatwierdzanych, takich jak materiały biurowe. Jeśli potrafisz kontrolować używanie firmowych kart kredytowych przez poszczególnych pracowników, wydawaj karty pracownikom posiadającym uprawnienia zakupowe, pozwalając im na dokonywanie zakupów online, zakupów stacjonarnych lub telefonicznych bez konieczności czekania na czek lub zakup karty kredytowej od działu księgowości. Twórz ścisłe zasady firmy dotyczące korzystania z kart kredytowych firmy.
Wstępnie zatwierdzaj sprzedawców
Jeśli pracownicy muszą badać i potwierdzać dostawców za każdym razem, gdy dokonują zakupu, utwórz listę zatwierdzonych dostawców, z których mogą skorzystać. Pomaga to w zapewnieniu współpracy z dostawcami, o których wiesz, i może przyczynić się do zakupu wolumenu, który może prowadzić do rabatów sprzedawców. Skonfiguruj system zakupów z zatwierdzonymi dostawcami, aby nie musieli uruchamiać raportu kredytowego za każdym razem, gdy pracownik dokonał zakupu. Przekaż sprzedawcom listę pracowników, którzy mogą robić zakupy, lub skorzystaj z firmy, która kupi kod, który podasz, by wybrać pracowników. Prośba o formularz lub szablon oferty, z których mogą korzystać pracownicy, gdy trzeba uzyskać wiele ofert na pracę, usprawni proces, eliminując potrzebę tworzenia dokumentów ofertowych przez pracowników.
Ulepsz planowanie zakupów
Jeśli wiesz wcześniej, musisz kupić określone towary i materiały, zaplanuj te zakupy w wolnym czasie w swojej firmie, z dużym wyprzedzeniem. Pomoże to zmniejszyć liczbę zagubionych zakupów w morzu dokumentów, wymagając zapytań na poziomie działu i przyspieszonych żądań. Poproś kierowników departamentów o składanie kwartalnych wniosków zakupowych, w tym o daty dostawy, i zlecenie swojemu agentowi zakupu utworzenia kalendarza do robienia zakupów.
