Nawet jeśli pracowałeś tylko przez krótki czas, wiesz, że prowadzenie skrupulatnych zapisów, ocenianie bieżących praktyk zakupowych, szukanie nowych relacji z dostawcami i upewnianie się, że twoje systemy operacyjne są zaprojektowane efektywnie, są kluczem do zorganizowanego działu zakupów. Niezależnie od tego, czy właśnie zostałeś sprowadzony, by przekształcić istniejący podział z chaotycznego na zorganizowany, czy po prostu chcesz mieć pewność, że wszystko przebiega sprawnie z kilkoma trzaskami, ten artykuł może wskazać ci właściwy kierunek.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer
-
Oprogramowanie
-
Kupowanie dokumentów
-
Instrukcja dotycząca zasad
-
Audytowana operacja magazynowania / magazynowania
-
System bezpieczeństwa (opcjonalnie)
Rozpocznij audyt plików i metod działu zakupów w celu oceny obecnego systemu. Uzupełnij elementy zamówione dla pracowników lub działów i sprawdź wydajność autoryzowanych dostawców. Odwiedź szefów działów, aby omówić ich wcześniejsze doświadczenia zakupowe. Uzyskaj informacje zwrotne na temat sposobów usprawnienia metod przetwarzania, śledzenia i realizacji działów.
Uzyskaj pozwolenie na opracowanie nowego podręcznika polityki działu zakupów na podstawie opinii otrzymanych od szefów działów, jeśli nie ma bieżącego przewodnika lub okaże się, że obecna wersja nie działa. Pisz, edytuj i rozprowadzaj projekty do odpowiednich decydentów. Wyślij kopie publikacji do menedżerów, aby mieli punkt odniesienia dla przyszłych zamówień zakupu.
Dokumenty audytu, które Twoja firma zatrudnia do przeprowadzania operacji zakupowych. Zapoznaj się z językiem zamówień, dokonaj przeglądu dokumentacji ofertowej i formularzy firmy, oceń wspólnotowe zapotrzebowanie na dostawę i inne dokumenty. Wprowadź zmiany, jeśli to konieczne, aby zwiększyć bezpieczeństwo i wydajność w dostarczaniu zamówionych produktów.
Przejrzyj i przeanalizuj wykaz zapasów firmy obecnie przechowywanych w miejscu lub poza nim. Sprawdź wszystkie zapasy na podstawie istniejącej dokumentacji. Nadwyżki i niedobory banknotów, które są w ciągłym zapotrzebowaniu, takie jak artykuły biurowe. Oceń sposób, w jaki zakupy są odkładane i odzyskiwane przez zbieraczy i pakowaczy. Ulepszaj sposób, w jaki są przechowywane, aby ograniczyć nieefektywność.
Ocena bieżących operacji magazynowania, kompletacji i pakowania - szczególnie jeśli niechlujstwo doprowadziło do kradzieży, nieumiejętności magazynowania i opóźnień w dostawach do pracowników w odpowiednim czasie. Zbadaj mądrość instalacji systemu bezpieczeństwa, jeśli jeszcze go nie masz, aby odstraszać przestępców w obszarach przechowywania.
Należy wdrożyć program kontroli jakości, aby osoby zbierające, pakujące, księgujące i dokonujące zakupów otrzymywały krytyczne informacje o dostawach w tym samym czasie; w szczególności, ponieważ informacje dotyczą zleceń zwrotnych, strajków pracowników, wadliwych lub uszkodzonych towarów - nieoczekiwanych okoliczności, które mogą wpłynąć na odbiór i rozchód materiałów, które pochodzą z działu zakupów.
Bądź na bieżąco z trendami branżowymi, aby poznać nowe techniki organizowania operacji działu zakupów. Stwórz raport z postępów, dzięki któremu będziesz mógł metodycznie aktualizować zarządzanie na temat pozycji, które umieszczają na zamówieniu, aby nie spędzać połowy dnia odpowiadając na to samo pytanie: "Kiedy mogę spodziewać się zamówionych notesów, które zamówiłem w lipcu?"
