Jednym z najbardziej frustrujących aspektów prowadzenia firmy jest radzenie sobie ze złymi czekami. Radzenie sobie z zwracanymi czekami może być skomplikowaną sprawą. Najczęstszym problemem właścicieli firm i menedżerów jest to, jak poruszyć temat z klientem, zwłaszcza jeśli jest on regularny. Być może najbardziej powszechnym i uprzejmym sposobem zbierania funduszy jest dobrze napisany list dotyczący długu.
Napisz list na papeterii firmy. Nie należy mylić problemu, prosząc o zapłatę na osobistej papeterii.
Użyj odpowiedniego powitania dla swojego klienta, dwa pola pod adresem zwrotnym. Użyj terminu "Szanuj" plus nazwisko, takie jak "Szanowny Panie Jones" lub "Szanowna Pani Smith." Zamiast tego możesz użyć ogólnego "Cześć" lub "Pozdrowienia", ale osobisty adres jest lepszy. Unikaj używania imienia lub nieformalnego powitania, takiego jak "Cześć".
Rozpocznij pismo od adresowania długu w sposób nie zagrażający. Przykładem tego może być: "Piszemy, aby poinformować Cię, że czek osobisty, który nam wystawiłeś, został nam zwrócony przez bank". Kontynuuj w sposób, który daje odbiorcy korzyść z wątpliwości: "Jesteśmy pewni oznacza to jedynie niedopatrzenie z twojej strony i szybko naprawisz błąd."
Podaj wszystkie szczegóły dotyczące złego czeku, takie jak nazwa banku, numer czeku i data, a także kwota. Odwołaj się także do numeru konta klienta w firmie i udokumentuj saldo na tym koncie.
Odwołaj się do polityki "zwrotu czeku zwrotnego", jeśli ją posiadasz. Na przykład, jeśli masz pisemną politykę określającą opłatę w wysokości 20 USD za wszystkie zwrócone czeki, możesz zacytować ją i zażądać wraz z kwotą czeku. Zawsze dostarczaj klientowi kwotę pełnego salda należności, na przykład "Przekaż 150 USD za zwrócony czek plus 20 USD zwróconej opłaty czekowej w wysokości 170,00 USD".
Poinformuj klienta, jak może przekazać ci fundusze. Możesz na przykład poprosić o przyniesienie gotówki do siedziby Twojej firmy lub wysłać pocztą przekaz pieniężny lub potwierdzoną czekiem na adres Twojej firmy. Zaznacz także, czy możesz akceptować karty kredytowe lub debetowe przez telefon lub osobiście.
Określ warunki płatności: "Proszę przekazać płatność w ciągu 15 dni." Zamknij z zaproszeniem dla odbiorcy, aby zadzwonił do Ciebie w razie jakichkolwiek pytań.
Wyloguj się i skopiuj adwokata. Dołącz "esquire" do nazwiska adwokata, więc odbiorca wie, że prawnik monitoruje sytuację. Nie chcesz zagrozić działaniom prawnym w pierwszym liście. Polubowne rozstrzyganie sporów jest preferowanym wyborem. Skopiowanie adwokata subtelnie ostrzega odbiorcę, że możesz zanieść adresata do sądu, jeśli problem nie zostanie rozwiązany.
Wskazówki
-
Jeśli nie otrzymasz informacji od dłużnika w ciągu 10 dni roboczych, skontaktuj się z innym listem, w którym podkreślisz, że potrzebujesz odpowiedzi w ciągu tygodnia. Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi lub dłużnik odmawia zapłaty, przekaż sprawę swojemu pełnomocnikowi.
