Organizacje, które mają wdrożony proces zarządzania umową, mogą zaoszczędzić czas i pieniądze, a zatem mają przewagę na rynku. U podstaw zdrowego procesu zarządzania umowami znajduje się centralne miejsce, w którym cały język umów jest łatwo dostępny.
Przeanalizuj umowę
Przejrzyj umowę, aby upewnić się, że zawiera ona wszystkie istotne informacje. Solidny kontrakt jasno określa role i obowiązki organizacji i osób. Powinien on szczegółowo określać wszystkie ramy czasowe i terminy, określać, w jaki sposób wyniki będą mierzone i jasno określać ustalenia dotyczące płatności.
Zrozumienie tła
Poświęcenie czasu na omówienie w ramach organizacji roli dostawcy usług i relacji, które rozwinęły się, pomoże zdefiniować warunki umowy. W razie potrzeby skontaktuj się z dostawcą usług, aby zidentyfikować nierozstrzygnięte problemy. Solidna relacja z usługodawcą może pomóc w ukształtowaniu umowy korzystnej dla obu stron.
Ustanów protokoły monitorowania
Upewnij się, że istnieją systemy do gromadzenia danych, monitorowania terminów, raportowania wydajności i księgowania. Dobrze zdefiniowane procedury oszczędzają czas i pieniądze.
Uzyskaj niezbędną dokumentację
Na początku umowy niezbędne jest zidentyfikowanie wszystkich niezbędnych licencji i dokumentacji, potwierdzenie, że wszystkie informacje są aktualne i udostępnienie tych informacji usługodawcy.
Poinformuj wszystkie strony
Członkowie zespołu zarządzania umowami i inni interesariusze powinni być wstępnie poinformowani o swoich obowiązkach w procesie kontraktowym. Odpowiedzialność w całym okresie obowiązywania umowy powinna być jasno określona, tak aby wszyscy członkowie zespołu rozumieli swoje obowiązki.
Zarządzaj problemami
Po podpisaniu umowy wszelkie nierozwiązane kwestie należy traktować tak, aby nie powodowały problemów podczas okresu obowiązywania umowy. Nierozwiązane problemy w momencie podpisywania umowy powinny zostać spisane, a rozwiązanie i ramy czasowe uzgodnione. Jest to również dobry moment, aby zidentyfikować elementy zamówienia, które pozostaną do przyszłego rozwoju. Każdy element, który wymaga zmiany początkowej umowy, musi być starannie rejestrowany i zarządzany.
Oceń przejście
Faza przejściowa będzie obecna w niektórych kontraktach. Pod koniec tego etapu strony powinny się spotkać, aby ocenić ogólną skuteczność umowy. W niektórych przypadkach okres przejściowy ma miejsce, gdy zostają wyodrębnione ostateczne szczegóły umowy; w takich przypadkach krytyczna jest dokładna ocena okresu przejściowego. Jest to również czas na określenie warunków umów, takich jak zasoby, które będą potrzebne.
Oceń wydajność
Zarządzanie wynikami powinno być ciągłe przez cały czas trwania umowy. Bieżąca ocena danych na temat wydajności, kontynuacja tego, co działa i poprawianie, co nie jest, pomoże od nowa stworzyć warunki umowy, z których korzyści czerpią wszystkie strony.
Zarządzaj Wariacjami
Wszystkie umowy powinny zawierać postanowienia dotyczące zmian, które powinny być dozwolone tylko w określonych przypadkach. Różnice w kontraktach należy zawsze formułować na piśmie poprzez formalną zmianę. Standardowy proces zarządzania zmianami powinien obowiązywać dla wszystkich wariantów.
