Większość funkcji biznesowych, które nie są kierowane przez zasady i procedury, stają się chaotyczne i chaotyczne. Przechowywanie zapisów nie jest jednym z najbardziej ekscytujących aspektów biznesu, ale jest jednym z najważniejszych. Zorganizowany system przechowywania dokumentów eliminuje zbędne rekordy i chroni firmę w przypadku audytu. Wiedza o tym, kiedy go zatrzymać i kiedy rzucić to kluczowy krok w rozwoju udanego biznesu.
Uniwersalny harmonogram retencji
Wszystkie firmy powinny opracować system przechowywania zapisów, który jest uniwersalny dla wszystkich działów. Sprawia, że wszyscy znajdują się na tej samej stronie, jeśli chodzi o przechowywanie zapisów. Zbadaj prawa i statuty dla swojej firmy i sektora operacyjnego. Na przykład kancelaria może mieć inne wymagania niż mały sklep spożywczy. W razie potrzeby skonsultuj się z prawnikiem, aby utworzyć ten system. Indeksuj plan na podstawie funkcji i działu. Uzupełnij harmonogram i przypisz kody klasyfikacyjne.
Rejestry zapasów
Inwentaryzacja akt jest kluczowym krokiem w zarządzaniu retencją. Jest to dokładna lista wszystkich zapisów elektronicznych i papierowych w twojej organizacji. W wykazie należy podać tytuł każdego rekordu, na przykład "Księga główna", oraz lokalizację dokumentu. Dodatkowo dołącz klasyfikację dla rekordów. Będzie to wzorzec retencji oparty na harmonogramie twojej firmy. Na przykład utwórz arkusz kalkulacyjny; pierwsza kolumna byłaby tytułem "Raport wiekowy zobowiązań". Nagłówek drugiej kolumny byłby klasyfikacją "Rozrachunki z dostawcami". Kolumna trzecia może być działem "Księgowość". Pozostała część arkusza kalkulacyjnego może obejmować lokalizację, "East Storage Room, Cabinet Four" i kod retencyjny "Schedule A."
Ocena dokumentów
Proces oceny obejmuje analizę rekordów na miejscu w całej firmie w celu wyeliminowania dokumentów, które przekraczają okres przechowywania. Ta forma czyszczenia domu eliminuje nagromadzenie nadmiaru rekordów. Korzystając z listy inwentaryzacji rekordów, niszcz nieaktualne dokumenty. Po zakończeniu sprawdź całą pamięć i zaktualizuj listę zasobów reklamowych. W tym czasie zapoznaj się z przepisami, aby rozpoznać wszelkie zmiany wprowadzone od czasu ostatniej oceny. Zaplanuj przeglądy co rok, kwartalnie lub co miesiąc.
