Firmy szyjące często specjalizują się w niestandardowych projektach odzieży lub dekoracji wnętrz dla klientów indywidualnych. W każdym projekcie pracują różne czynniki, wymagające specjalnych formularzy do przechowywania informacji. Właściciele firm, którzy utrzymują odpowiednią dokumentację, są bardziej wydajni, lepiej zorganizowani i mniej zestresowani.
Znaczenie formularzy
Formularze umożliwiają firmom szyjącym przechowywanie informacji w sposób uporządkowany i łatwo dostępny. Ponieważ projekty są często dostosowane do każdego klienta, formularze pomagają właścicielowi firmy zebrać niezbędne informacje w jednym miejscu przed rozpoczęciem projektu. Kontrakty, rachunki i faktury służą również ochronie właściciela firmy i klienta w przypadku braku zgodności finansowej lub umownej. Właściciele małych firm powinni zawsze przechowywać odpowiednie zapisy dotyczące corocznego składania podatków dochodowych.
Formularze informacji o klientach
Tworząc formularz informacji o kliencie z klientem do szycia, właściciel firmy jest w stanie prowadzić rejestr każdego klienta, który zawiera dane kontaktowe, długość relacji biznesowych, historię działalności i inne niezbędne informacje. Poprzez formularze informacji o klientach szwaczka jest w stanie utrzymać w pliku dane dotyczące pomiarów, spersonalizowanych wzorów, informacji o wzorach i preferencji klienta, które można wykorzystać w przyszłości. Dane kontaktowe są korzystne, gdy oferują promocje w określonych porach roku, takie jak czas balu lub zmiana pór roku.
Historia biznesu z klientem pomaga właścicielowi firmy w cytowaniu kosztów projektu. Historia firmy pozwala właścicielowi spojrzeć wstecz na wcześniejszą pracę, aby sprawdzić, ile zostało obciążone i ile czasu zajęło ukończenie określonego projektu. Pozwala to szwaczce na precyzyjne ustalanie cen dla każdego klienta. Pliki formularzy informacji o klientach są przechowywane w plikach, dzięki czemu właściciele firm mogą zobaczyć swoich klientów na szeroką skalę lub indywidualnie.
Umowa projektowa
Każdy projekt dla klienta powinien mieć pisemną umowę. Poza ustaleniem, co obejmuje konkretny projekt, umowa na projekt powinna być wyspecjalizowana w branży krawiectwa. Należy określić pomiary, wzór, wybór materiału, szacunkowe koszty i harmonogram projektu. Na przykład klientka przychodzi na konkurs piękności dla swojej córki. Umowa projektowa obejmie pomiary córki, oś czasu montażu i dostawę gotowego projektu, który dostarcza tkaninę i pojęcia, kto utrzymuje dodatkową tkaninę i pojęcia, szacowany koszt i jaki wzór jest używany. Zdjęcia można robić i dodawać do umowy. Pomieszczenie należy pozostawić na wszelkie wprowadzone zmiany lub uwagi zebrane podczas każdego etapu projektu szycia. Umowa powinna określać, co się stanie, jeśli klient nie będzie zadowolony z projektu. Chroni to zarówno właściciela firmy, jak i klienta.
Wpływy kasowe
Za każdym razem, gdy pieniądze zmieniają właściciela, właściciel firmy powinien utworzyć pokwitowanie zarówno dla klienta, jak i dla rekordów biznesowych. Wpływy są niezbędne do udokumentowania dochodu firmy dla celów podatkowych lokalnych, stanowych i federalnych. Księgi pokwitowań pozwalają na duplikowanie każdego pisemnego potwierdzenia i są dostępne w sklepach z artykułami biurowymi. Różne programy komputerowe pozwalają na tworzenie dostosowywanych potwierdzeń dla właściciela małej firmy. Pokwitowanie dla firmy szyjącej powinno zawierać datę odbioru, opis ubrania, czy odzież była niestandardową sztuką lub zmianą, nazwisko i dane kontaktowe klienta, rodzaj otrzymanej transakcji oraz podpis lub nazwisko osoby otrzymującej pieniądze. Zastrzeżenie zawarte na paragonie może zawierać oświadczenie, które daje klientowi określoną ilość czasu na przywrócenie odzieży w celu dokonania dodatkowych przeróbek bez żadnych kosztów, na przykład w przypadku niestandardowych sukien ślubnych lub strojów wizytowych. Polityka zwrotów na paragonie pomaga chronić firmę szyjącą przed niepoważnymi zwrotami i informuje klienta, co może i nie może zostać zwrócone.
