Każda transakcja, która wiąże się z funduszami firmowymi, bez względu na jej charakter, musi zostać uwzględniona, aby zachować równowagę księgową i wszystkie konta są aktualne. Obejmuje to autoryzowane wypłaty z firmowych kont prowadzących do osobistego użytku. Główną metodą oznaczania takich transakcji na rachunku jest księga główna, książka zawierająca wpis z każdej transakcji, która ma miejsce w przedsiębiorstwie, w porządku chronologicznym, w jakim się pojawiają. Osobisty wpis do wypłaty gotówki jest prosty: potwierdź wypłatę gotówki i odpowiednio dostosuj saldo konta.
Podaj datę wypłaty gotówki na pierwszej wyraźnej linii po ostatniej pozycji w dzienniku, w kolumnie zatytułowanej "Data".
Wpisz nazwisko osoby, która dokonała wypłaty, a następnie wpisz transakcję jako "Rysunek" w polu obok daty w kolumnie "Opis".
Dodaj numer czeku do czeku, którego użyto do przedłużenia kwoty wypłaty w kolumnie "Referencja" po prawej stronie kolumny z opisem. Jeśli pieniądze są pobierane w rzeczywistej formie pieniężnej, numer czeku nie jest konieczny.
Wypisz kwotę wypłaty w kolumnie "Debetuj" w dzienniku, aby pokazać, że jest to wzrost na rachunku wyciągu z wypłaty gotówkowej. Na przykład osoba dokonująca wypłaty jest właścicielem Lou Peters. Osobiste wypłaty są łatwo śledzone poprzez utworzenie konta o nazwie "Lou Peters - Drawing". Wycofując 1000 USD na osobisty użytek, konto rysunkowe wzrasta o 1000 USD, ponieważ środki firmy są przenoszone do niego.
Przejdź w dół do następnego wiersza dziennika. Wciśnij lekko w kolumnie "Opis" i wpisz "gotówka", aby pokazać, że jest to wypłata z konta gotówkowego firmy. Wszystkie wypłaty z firmy na własny użytek pochodzą z konta gotówkowego firmy, niezależnie od metody wycofania. Nawet jeśli wystawiona zostanie czek na kwotę wypłaty, nadal będziesz księgować środki z konta gotówkowego.
Napisz kwotę wypłaty na linii gotówkowej w kolumnie "Kredyt", "pokazując obniżenie rachunku pieniężnego w tej kwocie. 1000 $ Petersa wzięło się bezpośrednio z rezerw gotówkowych posiadanych przez spółkę, a więc 1000 $ obniża faktyczną gotówkę.
