Podobnie jak wiele obszarów współczesnego życia, komputery zmieniły sposób, w jaki odbywa się rachunkowość, zarówno w przypadku finansów osobistych, jak i małych i dużych przedsiębiorstw. Zamiast tworzyć niekończące się rzędy ręcznych wpisów i wykonywać obliczenia ręcznie, komputery wprowadziły znaczną część procesu księgowania automatycznie po wprowadzeniu podstawowych danych. Ale skomputeryzowana rachunkowość nie jest pozbawiona wad, a zalety i wady powinny być brane pod uwagę przed wykorzystaniem skomputeryzowanej rachunkowości.
Zwiększona produktywność
Komputery są znane ze skuteczności, a księgowość nie jest wyjątkiem od tej reguły. Zastosowanie skomputeryzowanej księgowości eliminuje powielanie wpisów, ręcznie pisanych ksiąg rachunkowych i notatek oraz ręcznych obliczeń, oszczędzając czas personelu i pozwalając tym samym pracownikom obsługiwać większą liczbę transakcji i raportów.
Automatyczne generowanie raportów
Zamiast zmuszać do tworzenia standardowych raportów finansowych ręcznie, ilekroć są one potrzebne, skomputeryzowana rachunkowość zapewnia niemal natychmiastowe tworzenie standardowych raportów, takich jak salda kont, salda próbne, księgi główne, zestawienia zysków i strat oraz inne typowe wymagania dotyczące raportowania.
Zwiększona dokładność
Ponieważ tak wiele obliczeń jest wymaganych do dokładnego rozliczania, komputery są idealnym rozwiązaniem dla ludzkiego błędu. Mimo że błędy mogą nadal występować przy wprowadzaniu danych, obliczenia komputera zwiększą dokładność i wiarygodność raportów firmy.
Elastyczność i terminowość
Skomputeryzowana księgowość jest doskonała w manipulowaniu danymi i zapewnia elastyczność w raportowaniu i analizie danych, których ręczna księgowość nie może się równać. Co więcej, dopóki dane są wprowadzane w odpowiednim czasie, zaktualizowane raporty mogą być generowane natychmiastowo i zawierać najnowsze informacje firmy.
Łatwość ochrony danych
W przypadku, gdy dane są uszkodzone lub raporty są uszkodzone lub utracone, skomputeryzowana rachunkowość zapewnia natychmiastowe przywrócenie z kopii zapasowej, zapewniając, że krytyczne informacje nie zostaną utracone. Cyfrowe kopie zapasowe mogą być przechowywane na lub poza nim dla dodatkowej ochrony ważnych informacji.
Satysfakcja personelu
Eliminując wiele rutynowych czynności związanych z rachunkowością ręczną, skomputeryzowana rachunkowość pozwala personelowi skupić się na bardziej złożonych zadaniach i minimalizuje czas spędzany na nudnych, powtarzalnych zadaniach, takich jak ręczne obliczenia. W rezultacie pracownicy mogą oczekiwać większej satysfakcji z pracy.
Koszt początkowy
Pomimo wielu zalet, jedną wadą skomputeryzowanej rachunkowości jest początkowy koszt ustanowienia systemu. Podczas gdy cena komputerów spadła dramatycznie rok po roku, oprogramowanie księgowe pozostaje drogie i może kosztować tysiące dolarów.
Szkolenie personelu
Skomputeryzowane systemy księgowe wymagają również specjalistycznego szkolenia w zakresie oprogramowania dla pracowników, ponosząc dodatkowe koszty szkoleń dla firmy i wydłużając czas potrzebny na wdrożenie systemu, zanim będzie można go wykorzystać.
Niezawodność
Skomputeryzowane systemy księgowe są z natury podatne na takie problemy, jak wirusy komputerowe, awarie zasilania i awarie sprzętu, które mogą mieć wpływ na niezawodność i dostępność systemu. Korygowanie problemów z komputerem spowoduje stratę czasu i wydajność.
Problemy z wdrażaniem
Istotne trudności dla firmy mogą wynikać z niepoprawnego skonfigurowania oprogramowania księgowego lub wyboru niewłaściwego pakietu oprogramowania w celu zaspokojenia potrzeb firmy.Niewłaściwe lub niedokładne raportowanie może spowodować konieczność poświęcenia czasu na rozwiązanie problemu lub wdrożenie nowego rozwiązania programowego.
