Wiele firm rozpoczyna działalność przy użyciu ręcznego systemu księgowego. W przypadku większości przedsiębiorców ta trasa umożliwia rozpoczęcie działalności gospodarczej bez konieczności dużych inwestycji w skomputeryzowany system księgowy. Koszty instalacji skomputeryzowanego systemu księgowego obejmują zakup systemu, nakłady na instalację systemu i koszty szkoleń w celu nauczenia się systemu. System ręczny polega na zapisywaniu każdej transakcji w notesie księgowym i ręcznym obliczaniu wszystkich liczb. Wiele razy firma uznaje potrzebę konwersji z systemu ręcznego na skomputeryzowany system księgowy.
Zainstaluj nowy system
Pierwszym krokiem do przejścia z ręcznego systemu rozliczeniowego do skomputeryzowanego systemu księgowego jest zainstalowanie systemu księgowego na komputerze firmy. Właściciel firmy przegląda różne pakiety oprogramowania, aby określić, które odpowiada jego potrzebom biznesowym i kupuje to oprogramowanie. Właściciel pobiera oprogramowanie na komputer, na którym będą wykonywane prace księgowe.
Finalizuj dane w systemie ręcznym
Drugi krok do konwersji wymaga od właściciela firmy sfinalizowania danych. Po załadowaniu skomputeryzowanego systemu na komputer, właściciel musi sfinalizować wszystkie dane zawarte w systemie ręcznym. Właściciel zapewnia, że wszystkie transakcje pojawiają się w zapisach księgowych i że wszystkie obliczenia są prawidłowe. Może wybrać wynajęcie firmy księgowej do audytu ręcznych dokumentów finansowych.
Przenieś salda do nowego systemu
Przy końcowych numerach rachunków zapisanych w systemie ręcznym właściciel może przenieść salda końcowe do systemu komputerowego. Właściciel konfiguruje każde konto w skomputeryzowanym systemie, wprowadzając nazwę konta, typ konta i saldo początkowe. Po wprowadzeniu każdego salda, właściciel musi porównać salda z ręcznymi saldami systemu, aby sprawdzić, czy wszystkie dane zostały wprowadzone do systemu dokładnie.
Uruchom systemy równoległe
Czwarty krok wymaga, aby właściciel przez pewien czas używał systemu ręcznego i skomputeryzowanego. Pozwala to właścicielowi zapewnić działanie nowego systemu zgodnie z oczekiwaniami.
Przerwać system ręczny
Pod koniec okresu próbnego właściciel zaprzestaje stosowania systemu ręcznego. Właściciel musi skupić się na używaniu skomputeryzowanego systemu księgowego. Wszystkie zapisy z systemu ręcznego można spakować i przechowywać.
