Rachunkowość definiuje się jako raportowanie, rejestrowanie i analizę danych finansowych firmy. Skomputeryzowany system księgowy obejmuje program lub pakiet oprogramowania, który zastępuje ręczny system lub księgowy w rejestrowaniu i przetwarzaniu transakcji finansowych. Umożliwia menedżerom i innym użytkownikom końcowym analizę kondycji finansowej firmy i podjęcie niezbędnych działań w świetle tych informacji. Skomputeryzowane systemy księgowe są w pełni konfigurowalne, ale podstawowe komponenty pozostają takie same w różnych typach systemów.
Oprogramowanie
Oprogramowanie stanowi rdzeń skomputeryzowanego systemu księgowego. Komponent oprogramowania składa się z modułów lub mniejszych autonomicznych programów. Każdy poszczególny moduł pełni inną funkcję. Moduły mogą obejmować produkcję, klienta, księgę główną, zasoby ludzkie, zarządzanie aktywami, zarządzanie finansami lub moduły zakupów i zarządzania zapasami. Wszystkie moduły łączą się ze sobą w celu udostępniania danych. Typowy proces księgowy integruje wszystkie moduły skomputeryzowanego systemu księgowego, z których każdy utrzymuje dane dla konkretnych działań i podmiotów.
Sprzęt komputerowy
Sprzęt odnosi się do fizycznych komponentów systemu. Zgodnie z książką "Zasady rachunkowości" cały sprzęt fizyczny związany z komputerowym systemem księgowym jest nazywany sprzętem. Skomputeryzowane systemy księgowe są instalowane na komputerach z możliwością uruchamiania systemów. Wielkoskalowe systemy księgowe składają się z wielu modułów i zwykle wymagają komputerów z szybkimi procesorami i dużą pojemnością pamięci. Inne elementy sprzętowe, które są niezbędne w skomputeryzowanym systemie księgowym, obejmują urządzenia do drukowania i skanowania, a także inne urządzenia peryferyjne, takie jak mysz, klawiatura i zewnętrzne urządzenia do przechowywania danych.
Personel
Podczas gdy skomputeryzowane systemy księgowe są zaprojektowane do działania niezależnie od ręcznej interwencji, zwykle wymagają pewnego elementu nadzoru. Od podmiotów gospodarczych wymaga się danych finansowych, które następnie są przetwarzane przez skomputeryzowany system. Zgodnie z książką "Audyt oszustw i rachunkowość sądowa", inni kluczowi pracownicy w skomputeryzowanym systemie księgowym obejmują wykwalifikowaną kontrolę zmian, menedżerów baz danych, pracowników ochrony i kierownictwo. Łącznie te elementy działają w celu zapewnienia sprawnego działania skomputeryzowanego systemu i zapewniają możliwości rozwiązywania problemów w razie potrzeby.
