Bycie praktycznym z Twoją firmą to dobra rzecz, ale nie zawsze odnosi się to do każdej fazy operacji. Wprowadzanie danych to kluczowy aspekt działalności, w którym przejście do procesów automatycznych jest prawie zawsze lepsze. W bardzo małych firmach, w których właścicielem jest główny operator, nadal sensowne może być ręczne wprowadzanie wszystkich danych, chociaż uaktualnienie do systemu automatycznego może zapewnić płynniejsze operacje. W przypadku firm zatrudniających więcej niż jednego lub dwóch pracowników rozsądnym rozwiązaniem może być odejście od ręcznego wprowadzania danych tak szybko, jak to możliwe.
Wada: błąd ludzki
Spróbuj, jak możemy, ludzie są bardziej podatni na błędy niż komputery. Podczas gdy system komputerowy ma sporadyczne usterki, generalnie rejestruje dane i organizuje je w dokładniejszy sposób niż ludzie, przy mniejszej potrzebie sprawdzania błędów. Ręczne przetwarzanie danych wymaga znacznie więcej kontroli i podwójnego sprawdzenia danych pod kątem dokładności.
Wada: szybkość
Ręczne wprowadzanie danych zajmuje dużo czasu. Maszyny i komputery są generalnie szybsze od ludzi, co pozwala pracownikom skupić się na innych sprawach. Zamiast wpisywać liczby przez cały dzień, Twoi pracownicy mogą spędzać więcej czasu na sprawdzaniu zapasów, tworzeniu wykresów lub przygotowywaniu prognoz na przyszły rozwój.
Wada: koszty pracy
Płacenie ludzi za ręczne wprowadzanie danych kosztuje dużo pieniędzy, a przedsiębiorcy i inni pracownicy inwestują więcej czasu w swój największy wkład w wizję i misję firmy. Pracę wielu osób może teraz wykonać jedna osoba, co oznacza, że potrzebujesz mniej pracowników do wprowadzania danych lub możesz użyć pracowników w obszarach, które lepiej angażują swoje prezenty, aby przyspieszyć rozwój firmy.
Zaleta: koszty systemu
Ręczne wprowadzanie danych nie wymaga drogich systemów, maszyn i programów. Właściciele małych firm nie zawsze mają duży fundusz początkowy, gdy zaczynają działać operacje i z ziemi. System ręcznego przetwarzania pozwala firmie wejść do gry bez konieczności inwestowania dużej ilości cennego kapitału w komputery, maszyny i komputerowe metody przetwarzania.
Zaleta: Łatwość w przypadku małych rozruchów
Niektórzy przedsiębiorcy mają dobre wyczucie, jak śledzić dane na papierze za pomocą arkuszy księgi, ale nie są tak wygodne z systemami komputerowymi. W czasie, kiedy prawdopodobnie nauczysz się wielu rzeczy naraz, aby rozpocząć działalność, lepiej byłoby tymczasowo odłożyć naukę na system wprowadzania danych. Tak długo, jak zachowujesz dokładne zapisy ręcznie, możesz poczekać, aż odkryjesz tę opcję, aż pozostałe codzienne operacje będą bardziej rutynowe.
Zaleta: Zwiększony nadzór
Gdy rejestrujesz ręcznie, masz kontrolę nad kategoriami, w których znajduje się każdy indywidualny numer. Jeśli Twoja firma ma unikalne potrzeby, które powodują, że sprzedaż lub trendy są trudne do śledzenia w sposób zautomatyzowany, możesz potrzebować ich ręcznego śledzenia.Na przykład agencje świadczące usługi socjalne, które rejestrują zmiany w dynamice rodziny lub łagodzą stres emocjonalny, mogą uznać metody ręcznego przetwarzania danych za dokładniejsze niż zautomatyzowane metody.
Przejście z ręcznego na nowoczesne wprowadzanie danych
Wprawdzie ręczne wprowadzanie danych jest czasem najłatwiejsze w przypadku bardzo małej firmy i pozwala na mniejsze koszty związane z rozwijaniem piłki, ponieważ firma rozwija się, podobnie jak jej metody. Kiedy jesteś gotowy na przejście z ręcznego wprowadzania danych do czegoś nieco bardziej wyrafinowanego, możesz zajrzeć do programów takich jak Quicken, QuickBooks lub darmowy program ZipBooks. Każdy program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych może pomóc w kategoryzacji innych środków, takich jak wskaźniki sukcesu programu, trendy pracowników lub zmiany dynamiki i prognoz w łatwy do zrozumienia sposób. Dobrze jest wpisać dane z ostatnich kilku miesięcy lub lat, aby można było zobaczyć tendencje w nowych numerach podczas ich wprowadzania. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub specjalistą ds. Wprowadzania danych, aby uzyskać jednorazową pomoc lub jako zwykły wsparcie w utrzymywaniu dokładnych rejestrów danych dla Twojej firmy.
