Kiedy prowadzisz małą firmę, często masz za zadanie robienie tego wszystkiego. Od finansów, przez zasoby ludzkie po marketing, prawdopodobnie nosisz wiele czapek. Może to być trudne, gdy nie masz określonego doświadczenia w tych dziedzinach. Na szczęście wiele zadań finansowych może być samoukiem przy pomocy zasobów dostępnych online lub za pośrednictwem lokalnych rad małych przedsiębiorstw. Jednym z najistotniejszych z tych zadań jest ustalenie budżetu i określenie uznaniowych i zaangażowanych kosztów stałych.
Budżetowanie i plany biznesowe
Budżetowanie jest jednym z kluczowych aspektów prowadzenia małej firmy. Aby zakwalifikować się do pożyczki lub uzyskać zatwierdzenie od rady dyrektorów, prawdopodobnie będziesz potrzebował budżetu i biznesplanu. Plan służy jako finansowa mapa drogowa dla Twojej firmy w nadchodzących latach. Nawet jeśli jesteś samozatrudniony jako jedyny właściciel, zaprojektuj biznesplan, aby mieć dobre pojęcie o tym, gdzie pieniądze pójdą w przyszłości. Możesz również potrzebować biznesplanu, jeśli złożysz wniosek o pewne prawne oznaczenia firmy, takie jak korporacja wymagająca zarządu lub do celów ubezpieczeniowych.
Większość planów biznesowych zawiera koszty, które możesz kontrolować, i koszty, których nie możesz. Wydatki te są nazywane, odpowiednio, uznaniowymi kosztami stałymi i zatwierdzonymi kosztami stałymi. Pod wieloma względami są one podobne do potrzeb i potrzeb, które możesz znać w swoim osobistym budżecie. Jednak oba są uważane za stałe do pewnego stopnia, podczas gdy twoje osobiste pragnienia, takie jak chodzenie do kina, są znacznie bardziej elastyczne. Dobry sens określania pozycji w budżecie firmy, a które można zmienić, pomoże określić opłacalność biznesplanu.
Jakie są uznaniowe stałe koszty?
Koszt stały uznaniowy to taki, który jest wymaganym wydatkiem tylko na określony okres czasu lub na dany składnik aktywów, który okazjonalnie jest niepotrzebnym wydatkiem, ale koniecznością w innym czasie. W większości przypadków dyskrecjonalne koszty stałe mogą zostać wyeliminowane lub zredukowane w łatwiejszy sposób niż ustalone koszty stałe. Ponadto mają one mniejszy wpływ na rentowność firmy, jeżeli są wycinane lub zmniejszane.
Koszty należące do tej kategorii nie mogą zostać trwale wyeliminowane. Zamiast tego są to zazwyczaj koszty, które są czasowo zmniejszane lub odkładane na bok, aby pomóc w krótkoterminowej dolnej linii. Z biegiem czasu jednak eliminacja dyskrecjonalnych kosztów stałych może zaszkodzić Twojej firmie na wiele sposobów - od ograniczonej ekspozycji marki do niedorozwiniętych pracowników po zmniejszone wyniki badań i rozwoju. Twoja firma powinna zawsze zostawić miejsce w budżecie na uznaniowe stałe wydatki z tego powodu.
Jakie są stałe koszty?
Zaangażowane koszty stałe to wydatki, których nie można po prostu wyeliminować z budżetu. Są to wydatki, które są konieczne, ponieważ potrzebujesz towarów lub usług, które te koszty wspierają w celu prowadzenia działalności. Na przykład firma produkująca podkoszulki musi mieć fabrykę i materiał, zanim będzie mogła produkować koszule. Firma oferująca wszelkiego rodzaju usługi zwykle potrzebuje biura, aby umożliwić spotkania z klientami i miejsce pracy dla pracowników.
Okres zobowiązań z tytułu stałych kosztów stałych jest zwykle dłuższy niż w przypadku wydatków uznaniowych. Na przykład najmu budynku biurowego jest najbardziej prawdopodobne, że będzie obowiązywać przez kilka lat. Decyzja o rozwiązaniu umów tego rodzaju często prowadzi do utraty dochodów z powodu kar. Często zdarza się, że nawet jeśli chcesz wyeliminować wydatki w tej kategorii, może to nie być wykonalne finansowo.
Ponadto sam charakter firmy może utrudnić zmianę zatwierdzonych kosztów stałych po ich ustanowieniu. Jeśli produkujesz towary lub świadczysz usługi w danej lokalizacji, zazwyczaj nie możesz po prostu zamknąć sklepu i przeprowadzić relokacji bez poniesienia poważnych strat finansowych. Na przykład restauracja musi być zlokalizowana w obiekcie z komercyjną kuchnią i jadalnią w celu prawnego działania. Relokacja wymagałaby zatrzymania firmy, a następnie ponownego uruchomienia po znalezieniu nowego obiektu.
Ze względu na trudności związane ze zmianą dowolnego aspektu zadeklarowanych kosztów stałych najlepiej jest uważnie rozważyć te decyzje. Konsultacje z prawnikami, doradcami finansowymi, radami dyrektorskimi i izbami handlowymi są mądre przed podjęciem długoterminowych zobowiązań.
Dowolny przykład kosztów stałych
Ponieważ uznaniowe koszty stałe są definiowane jako te, które przepływają i przepływają przez długi czas, mogą się one znacznie różnić w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Niektóre typowe rodzaje wydatków, które należą do tej kategorii, obejmują kampanie reklamowe, szkolenia personelu, relacje z inwestorami, public relations i badania, kontrolę jakości, konserwację i rozwój biznesu. Inne przykłady zaangażowanych kosztów stałych obejmują opłaty za utrzymanie strony internetowej, koszty ubezpieczenia, spłatę pożyczek firmowych lub płatności ratalne za wszelkiego rodzaju aktywa biznesowe.
Jak można sobie wyobrazić, ograniczenie krótkoterminowych kampanii reklamowych może mieć niewielki wpływ na marże zysku. Jeśli jednak całkowicie zmniejszysz swój budżet reklamowy, Twoja firma prawdopodobnie z czasem osiągnie niższe marże. Podobnie tymczasowe zmniejszenie środków zarezerwowanych na kontrolę jakości może być dobrym wyborem na krótszy okres. Jednak w długoterminowym planie finansowym eliminacja jakichkolwiek procesów kontroli jakości prawie na pewno miałaby szkodliwy wpływ na reputację firmy, a ostatecznie na zyski.
Zatwierdzony stały koszt Przykład
Ponieważ zaangażowane koszty stałe to te, których nie można wyeliminować z dolnej linii przedsiębiorstwa, są one często większymi przedmiotami biletowymi. Może to obejmować wynajem powierzchni biurowej, zakup maszyny niezbędnej do obsługi Twojej firmy lub płatności za media. Wszystkie te wydatki są konieczne do dalszego funkcjonowania operacji i dlatego nie można ich wyeliminować. W większości przypadków nie można również obniżyć tych kosztów w żaden znaczący sposób.
Rozważając koszty stałe, należy uwzględnić wszelkie dodatkowe opłaty lub obciążenia, które ostatecznie będą pochodzić z pierwotnego zakupu. Na przykład, jeśli zakupisz biurowiec za 100 000 USD, ale musisz zapłacić comiesięczną opłatę za utrzymanie w wysokości 250 USD do parku wykonawczego, musisz uwzględnić te ostatnie wydatki również w ramach budżetu na zadeklarowane koszty stałe. Podobnie, jeśli twoja restauracja zostanie otwarta w nowym miejscu, ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, którego będziesz potrzebować do tego fizycznego sklepu, powinno być traktowane jako stały koszt. Należy uwzględnić wszystkie powiązane wydatki, które mogą powstać w wyniku ustalonego kosztu.
Jaka jest różnica między zatwierdzonymi kosztami stałymi a kosztami utraconymi?
Chociaż istnieją pewne podobieństwa między zatwierdzonymi kosztami stałymi a kosztami utopionymi, terminy te nie są zamienne. (Zauważ, że koszt utopiony można również nazwać kosztem osieroconym). Podczas gdy stały koszt stały to taki, którego nie można wyeliminować z twojego budżetu i nadal możesz uruchomić swój biznes, koszt utopiony to taki, który nie może być odzyskane w jakikolwiek sposób, gdy zostanie opłacone.
Przykładem kosztów utopionych jest kampania reklamowa nowej usługi. Załóżmy na przykład, że przywódcy Twojej firmy uważali, że proponowana oferta zawierała olbrzymią obietnicę, a 50 000 USD przeznaczono na reklamę kierowaną na klientów. Jednak po zakończeniu kampanii nie było ruchu od nowych lub obecnych klientów do przyjęcia usługi. Zespół sprzedaży nie był w stanie przekonać klientów do zarejestrowania się, dlatego usługa została usunięta z listy ofert. Z powodu nieudanej premiery 50 000 USD wydane na reklamę zostanie uznane za koszt utracony. Pieniądze w tym przykładzie zostały wydane i nie można ich odzyskać.
W przeciwieństwie do tego, ustalony koszt stałyby się, gdyby zaproponowałeś tę samą nową usługę i wielu klientów było zainteresowanych; zespół sprzedaży był w stanie zorganizować wiele podpisanych umów opartych na nowej usłudze. Jednak aby dostarczyć obiecane rezultaty, należy zakupić maszynę za 50 000 USD. W tym przypadku maszyna byłaby traktowana jako ustalony koszt stały, ponieważ twoja firma absolutnie musi ją mieć, aby kontynuować prowadzenie działalności, do której się zobowiązała.
Jak rozliczyć się z Discretionary Vs. Zaangażowane stałe koszty
Jeśli oprogramowanie finansowe Twojej firmy oferuje możliwość odróżnienia uznaniowych i zatwierdzonych kosztów stałych, jest to świetny sposób na oddzielenie tych dwóch elementów i utrzymanie budżetu na dobrej drodze. Jeśli nie używasz programu z tą funkcją, możesz mieć możliwość ustawienia oddzielnej kategorii budżetu, która jest używana wyłącznie w celu uzyskania uznaniowych kosztów. Rozważ poprzednie wydatki w każdej kategorii podczas tworzenia nowego budżetu. Poszukaj obszarów, w których możesz ograniczyć koszty uznaniowe, ale bądź realistyczny. Zredukuj kwotę, która pozwoli na przejście do pokoju z falownikiem. Nigdy nie budżetuj dokładnie tego, co wydałeś w przeszłości, ponieważ może to prowadzić do przymusowych redukcji wydatków uznaniowych w razie potrzeby, jeśli fundusze nie będą dostępne. Z czasem cięcia te mogą zaszkodzić Twojej firmie.
Jeśli chodzi o zatwierdzone koszty stałe, budżetowanie może być nieco łatwiejsze. Wiesz już, ile pieniędzy wydasz w niektórych kategoriach każdego miesiąca, ponieważ taka jest natura takiego zobowiązania finansowego. Nadal jednak trochę pieniędzy powyżej i powyżej kosztów stałych, jak w scenariuszu sprawiedliwego przypadku.
Pamiętaj, aby udokumentować każdy wydatek, niezależnie od tego, jak mały. Jest to jedyny sposób na zapewnienie dokładności w przyszłych budżetach i aktualizacjach planów biznesowych. Będziesz musiał wiedzieć, ile należy przeznaczyć na ustalone stałe i zatwierdzone stałe wydatki, więc zaklasyfikuj wydatki, które wydasz na łatwiejszy czas w przyszłości. Utrzymywanie najniższych kosztów stałych na najniższym możliwym poziomie i unikanie niepotrzebnych stałych kosztów to pewny sposób na utrzymanie wydatków na niskim poziomie, a budżet na torze.
Naprawiono Vs. Koszty zmienne
Podczas tworzenia budżetu lub biznesplanu należy również wziąć pod uwagę koszty stałe a koszty zmienne. Koszty zmienne różnią się od uznaniowych i zatwierdzonych kosztów stałych, ponieważ często zmieniają się co miesiąc. Na przykład, jeśli Twoja firma korzysta z reklam w mediach społecznościowych i płaci za kliknięcie, może się okazać, że w ciągu kilku miesięcy wydasz 100 USD, podczas gdy w innych zostaniesz obciążony kwotą ponad 1000 USD. Koszt ten jest całkowicie zależny od tego, jak skuteczna jest reklama i od tego, ile osób zdecyduje się na nią kliknąć.
Niektóre koszty mogą być stałe lub zmienne, w zależności od tego, jak zorganizujesz swoją firmę. Na przykład kwota pieniędzy, którą jesteś winien miesięcznie w liście płac, może być stałym wydatkiem, jeśli twoi pracownicy otrzymują wynagrodzenie i płacą te same kwoty, niezależnie od tego, ile godzin pracują. Jeśli Twój personel składa się ze sprzedawców prowizji lub pracowników w przeliczeniu na godzinę, miesięczne wydatki na płacę prawdopodobnie będą się różnić. W takich przypadkach rozsądnie jest odłożyć dodatkowe pieniądze, aby uwzględnić spadki i przepływy, których można się spodziewać.
