Korespondencja biznesowa jest zazwyczaj zwięzła i dobrze zorganizowana, a myśli pisarza są wystarczająco zwięzłe, by zmieścić się na jednej stronie. Czasami jednak wiadomość, którą trzeba przekazać, wymaga dwóch stron. Prawidłowe formatowanie drugiej strony listu biznesowego gwarantuje, że czytelnik nie zapomni o twoich końcowych myślach.
Formatowanie nagłówka drugiej strony
Wybrany format nagłówka drugiej strony zależy od Ciebie, ale zawsze powinien zawierać przynajmniej imię i nazwisko osoby, na którą została napisana. Nagłówek drugiej strony może również zawierać numer strony i datę litery.
Niektórzy autorzy wolą używać pojedynczej linii na drugiej stronie listu biznesowego. Jest to znane jako format poziomy. Na przykład wpisują nazwisko adresata na skrajnym lewym marginesie, wyśrodkowują numer strony i wpisują poprawną datę do prawego marginesu. Korzystając z tego formatu, prawie wydaje się, że tworzysz trzy kolumny.
Innym sposobem formatowania drugiej strony jest użycie formatu bloku, co oznacza, że wpisujesz nazwisko adresata w górnym wierszu pod marginesem jednego cala, a następnie wpisujesz numer strony w następnym wierszu i datę w trzecim wierszu. Na przykład:
Pan Davey Jones
Strona 2
1 października 2018 r
Zamiast korzystać z marginesu z prawej strony, po prostu przejdź przez środek strony prawie do prawego marginesu. Gdy czytelnicy spoglądają na drugą stronę, pierwszą rzeczą, którą widzą jest ich nazwa, numer strony i data. W ten sposób, jeśli wybierzesz zszywanie pierwszej i drugiej strony, zszytkowany obszar nie pokryje nagłówka na drugiej stronie.
Po wprowadzeniu nagłówka należy pozostawić trzy puste wiersze przed dodaniem reszty listu biznesowego. Upewnij się, że masz wystarczającą ilość tekstu, aby uzasadnić drugą stronę. Jeśli masz tylko dodatkową linię lub dwie, spróbuj wyciąć list, aby zmieścić się na jednej stronie. Upewnij się również, że nie rozpoczynasz drugiej strony listu w środku zdania. Jeśli to możliwe, rozpocznij nowy akapit na drugiej stronie, aby Twój list był lepszy.
Tworzenie marginesu drugiej strony
Jeśli masz dwustronicowy list biznesowy, możesz zszyć razem dwie strony. Jest jednak do przyjęcia, jeśli po prostu złożysz dwie strony listu, aby zmieściły się w kopercie. Jeśli zszyjesz strony, czytelnik oczywiście wie, że twoja wiadomość jest ważniejsza niż treść na pierwszej stronie. Jeśli jednak zdecydujesz się nie zszywać, upewnij się, że formatowanie zaczyna się wystarczająco daleko od górnej krawędzi drugiej strony, aby czytelnik zrozumiał, że druga strona jest tak samo ważna jak pierwsza. Jeden cal z góry strony jest zwyczajowy. Tutaj zaczyna się nagłówek drugiej strony.
Uzyskaj prawo do informacji adresata
Ponieważ na drugiej stronie listu służbowego znajduje się nazwisko adresata, ważne jest, aby nazwisko adresata było poprawne na pierwszej stronie listu, a następnie jej poprawny tytuł i adres pocztowy. Na pierwszej stronie listu służbowego informacje adresata są zgodne z datą i adresem zwrotnym.
Jeśli nie masz pewności co do pisowni którejkolwiek z informacji adresata, sprawdź stronę internetową firmy lub zadzwoń do sekretariatu firmy lub recepcjonistki. Nie ryzykuj zawstydzeniem siebie i ewentualnie obrażaniem adresata za pomocą niepoprawnych lub nieaktualnych informacji.
