Narzędzia do zarządzania projektami są typowymi urządzeniami do śledzenia działań, terminów i zasobów w projekcie. Zazwyczaj są narzędziami wizualnymi zaprojektowanymi do reprezentowania celów i działań projektu - np. Wykresów Gantta - lub obowiązków osób pracujących na różnych etapach projektu, takich jak diagramy pływackie.
Pro: Organizacja
Narzędzia do zarządzania projektami pomagają utrzymać organizację od samego początku projektu. Identyfikując wszystkie działania i czas ich trwania, zasoby i osoby odpowiedzialne, nigdy nie musisz się zastanawiać, co robić dalej lub kto jest odpowiedzialny. Szczegóły są łatwiejsze do śledzenia, ponieważ są zapisywane i zaznaczane po zakończeniu. W trakcie trwania projektu lepsza organizacja pomaga zaoszczędzić czas i stres, a także zapobiega skrępowaniu w ostatniej chwili.
Pro: Łatwo współdzielony
Narzędzia do zarządzania projektami zwykle tworzą jeden dokument, który służy jako "projekt na pierwszy rzut oka". Projekt ten jest łatwo udostępniany wszystkim pracującym nad jego różnymi komponentami. Każdy zna status działań, które mogą mieć wpływ na ich pracę. Niektóre programy umożliwiają edycję z otwartym dostępem, dzięki czemu każdy może zobaczyć wszystkie szczegóły statusu projektu.
Con: Time Investment
Można zainwestować sporo czasu w naukę i stworzyć pierwsze narzędzie do zarządzania projektami. Niektóre narzędzia są dość łatwe do nauczenia, ale inne mogą być szczegółowe i techniczne. Wszyscy uczestnicy projektu muszą nauczyć się interpretować narzędzie; ktoś musi również być odpowiedzialny za naukę tworzenia narzędzia. Czasami nauka specjalistycznego oprogramowania może trwać tak długo, jak tworzenie samego dokumentu.
Con: Upkeep
Narzędzia do zarządzania projektami są przydatne tylko wtedy, gdy są regularnie aktualizowane. Początkowy plan jest cenny, ale w rzeczywistości projekty nigdy nie idą zgodnie z planem. Kiedy zachodzą zmiany, takie jak nowe zadania lub opóźnienia, dokument musi zostać odpowiednio zaktualizowany. Ktoś musi być odpowiedzialny za to zwykłe zadanie.
