Podstawowym celem narzędzi do zarządzania projektami jest pomoc menedżerom w planowaniu, wykonywaniu i kontrolowaniu wszystkich aspektów procesu zarządzania projektem. Firmy polegają na kluczowych narzędziach do zarządzania projektem, aby zapewnić terminowe wykonanie każdego zadania i zrównoważyć nakłady pracy personelu w celu optymalnego zarządzania czasem. Ponieważ narzędzia do zarządzania projektami zwiększają wydajność zasobów i zapewniają zakres projektu, takie narzędzia są szczególnie ważne dla kierowników projektów zaangażowanych w duże, złożone projekty.
Szacowanie, planowanie i śledzenie
Projektowanie narzędzi do zarządzania, takich jak plany projektu, zadania, budżety projektów i wykresy Gantta - wykresy słupkowe do planowania i planowania projektów - umożliwiają kierownikom projektów efektywne szacowanie, planowanie i śledzenie projektów. W rzeczywistości wiele osób opracowuje plany projektów jako najbardziej krytyczną fazę procesu zarządzania projektem. Narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają menedżerom precyzyjne określenie celów i zadań.
Przypisywanie i planowanie zasobów
Narzędzia do zarządzania projektami mają kluczowe znaczenie w obszarze zasobów. Narzędzia takie jak wykresy Gantta oraz raporty czasu zasobów i wydatków umożliwiają menedżerom projektów przydzielanie i planowanie zasobów. Te możliwości są wykorzystywane w szczególności w obszarach produkcji i produkcji.
Rodzaje narzędzi do zarządzania projektami
Wiele wczesnych aplikacji do zarządzania projektami to narzędzia ogólnego przeznaczenia, które nie zostały zaprojektowane z myślą o konkretnym aspekcie zarządzania projektami lub konkretnej branży. Teraz twórcy oprogramowania stworzyli narzędzia do zarządzania projektami, które są skierowane do określonych branż. Te narzędzia do zarządzania projektami są dostępne w różnych typach: narzędzia papierowe, takie jak szablony, listy kontrolne i formularze; automatyczne narzędzia, które mogą znajdować się na komputerach lokalnych dla użytkowników podstawowych lub znajdować się na serwerze sieciowym dla różnych użytkowników; i narzędzia internetowe.
Wolne oprogramowanie a oprogramowanie płatne
Darmowe oprogramowanie do zarządzania projektami jest dostępne dla menedżerów projektów. Takie oprogramowanie obejmuje aplikacje komputerowe i usługi internetowe. Chociaż są bezpłatne, mogą rywalizować o płatne aplikacje pod względem korzyści i funkcji. Niemniej jednak wolne oprogramowanie może nie mieć wystarczających podstawowych cech dla niektórych specjalistów zajmujących się zarządzaniem projektami - niewystarczająca skalowalność, ograniczona interoperacyjność, niewystarczająca przenośność, nieodpowiedni szybki czas reakcji - dzięki czemu aplikacje oparte na opłatach lepiej odpowiadają ich potrzebom organizacyjnym.
