Notatki muszą przekazywać informacje w zwięzły, celowy sposób. Ten nie-nonsensowny styl oznacza, że nawet jeśli pocisz się na perspektywę napisania takiego, powinieneś znaleźć prosty, rozsądny format, który jest ulgą od innych, bardziej pracochłonnych projektów pisania, które możesz mieć na swoim biurku.
Napisz nagłówek
Rozpocznij swoją notatkę, pisząc standardowy nagłówek zawierający "Do:", "Od:", "Data:" i "Temat" w oddzielnych wierszach. Pomyśl o linii odbiorców, zdając sobie sprawę, że nie chcesz rozpowszechniać swoich notatek do całej firmy, ale tylko do kilku działów. Pozorny nagłówek umożliwia czytelnikom szybkie skanowanie i gromadzenie ważnych informacji od samego początku - od trafności do tematu.
Podaj swój cel
Napisz krótkie otwarcie, które jasno określa, w najprostszych warunkach, twój cel pisania. Jeśli chcesz, wstrząśnij jakąś osobowością, ale zachowaj również ten krótki dodatek. Na przykład, jeśli publikujesz ogłoszenie, możesz napisać: "Po szczególnie długich i wyczerpujących poszukiwaniach z przyjemnością ogłaszam, że ABC Company zatrudniła XYZ Writers Group do kierowania naszymi nadchodzącymi działaniami marketingowymi".
Opracuj z precyzją
Poświęć treść swojej notatki - nie więcej niż dwa lub trzy akapity - aby rozwinąć wstępne oświadczenie. Antycypacja pytań jest ważne; nie chcesz, aby twoja notatka generowała więcej pytań niż udziela odpowiedzi, ale notatka nie jest też forum do wyczerpującego ujawnienia się w 360 stopniach. Zorganizuj najważniejsze informacje - co pracownicy będą chcieli wiedzieć i co powinni wiedzieć - w sposób hierarchiczny. Na koniec należy pamiętać, że notatka rzadko służy jako "ostatnie słowo" na dany temat; w rzeczywistości czasami uruchamia pełen zakres działań. Dlatego poświęć ostatni akapit treści swojej notatki na "kolejne kroki" lub "co dalej". Na przykład w tym przypadku możesz chcieć się podzielić, gdy przedstawisz grupę pisarzy swoim pracownikom.
Zamknij w stylu
Zamknij notatkę z entuzjastyczną notatką, zdając sobie sprawę z tego, że wysyłasz niejawną wiadomość dla swoich pracowników. Można na przykład powiedzieć: "Wiem, że z niecierpliwością oczekujesz, tak jak ja, rozpoczęcia tego ekscytującego rozdziału w historii naszej firmy. Z góry dziękuję za nieustanny entuzjazm i poświęcenie."
Wskaż załączniki
Dołącz notację na samym dole notatki dla odpowiednie załączniki, takie jak dokumenty, które chcesz przeczytać dla pracowników, lub nowe procedury, których chcesz przestrzegać. Po prostu napisz słowo "Attached:" i krótko podsumuj informacje. W tym przykładzie możesz chcieć dołączyć kompendium poprzednich projektów marketingowych grupy pisarzy, aby Twoi pracownicy mogli zapoznać się ze stylem i osiągnięciami grupy. Wyjaśnij, gdzie pracownicy mogą znaleźć te informacje. Na przykład, niezależnie od tego, czy publikujesz papierową kopię swojej notatki na tablicy ogłoszeń, czy wysyłasz ją pocztą e-mail do całej firmy, upewnij się, że pracownicy rozumieją, jak uzyskać dostęp do załącznika.
Wskazówki
-
Przeczytaj uważnie notatkę, dokładnie ją edytując i edytując przed jej rozpowszechnieniem.
