Proaktywne planowanie oznacza podjęcie inicjatywy, aby zaplanować z wyprzedzeniem, zaplanować ważne wydarzenia i przygotować się do sukcesu. W większości przypadków proaktywne planowanie optymalizuje wydajność firmy lub działu i chroni przed bardzo kosztownymi zdarzeniami.
Proaktywne podstawy planowania
Pierwszym krokiem w proaktywnym planowaniu jest myślenie o przyszłości. Pięć kluczowych elementów proaktywnego procesu planowania to przewidywanie, zapobieganie, planowanie, uczestnictwo i wykonywanie zadań, zgodnie z Eat Your Career, firmą coachingową i konsultingową. Przewidując przyszłe potrzeby i przyszłe zagrożenia, osoba lub firma jest lepiej przygotowana do opracowania strategii, która optymalizuje wydajność i zapobiega problemom. Prostym przykładem aktywnego planowania jest przygotowanie się do wypełnienia luk w talentach w celu dostosowania ich do celów strategicznych.
Rodzaje proaktywnego planowania
Proaktywne planowanie jest częścią kilku odrębnych elementów biznesu, w tym zarządzania, utrzymania i public relations. Proaktywny menedżer, który stosuje zasadę myślenia w przód, rozpoznaje potrzeby swojej organizacji lub działu i znajduje zasoby niezbędne do ich spełnienia. Proaktywna konserwacja zapewnia, że sprzęt pozostaje sprawny. Natomiast konserwacja reaktywna występuje tylko po zepsuciu sprzętu. Proaktywne planowanie PR to zamierzona strategia generowania bezpłatnej reklamy promującej pozytywne cechy marki.
Proaktywne zalety
Proaktywne planowanie ma wyraźne i przekonujące korzyści. Przedsiębiorstwo, które planuje, może przejąć większą kontrolę nad swoją przyszłością, a nie reagować na otoczenie zewnętrzne. Takie planowanie może prowadzić do wysoce opłacalnych inwestycji i działań, a także pomóc uniknąć kosztownych awarii lub błędów sprzętu. Proaktywne planowanie pozwala menedżerowi wykorzystać swoje największe atuty, przygotowując się do korzystania z nich w najbardziej dogodnych sytuacjach. Pozwala także firmie optymalizować jej efektywność w podstawowej działalności biznesowej.
Reaktywne motywy i problemy akcji
Działania reaktywne zwykle pojawiają się, gdy firma nie planuje i musi reagować na kryzys lub awarię. Zamiast działać z przygotowaną strategią, zachowania reaktywne często polegają na wysiłkach mających na celu szybkie powstrzymanie pojawiającego się problemu. Na przykład w procesie produkcyjnym brak planowania może spowodować, że firma będzie musiała wymienić bardzo drogi sprzęt, gdy będzie on nie do naprawienia. Chociaż podejście reaktywne pozwala uniknąć poświęcenia czasu na planowanie, może prowadzić do bardzo kosztownego, a nawet bardziej czasochłonnego zarządzania kryzysowego.
