Zarządzanie dokumentami jest procesem wykorzystywanym przez organizacje do tworzenia, kontrolowania, zabezpieczania, przechowywania, odzyskiwania, udostępniania i niszczenia dokumentów we wszystkich ich formach. W dobie rozprzestrzeniania się informacji, szybkich zmian technologicznych i kwestii bezpieczeństwa, organizacje ustanawiające systemy zarządzania dokumentami muszą brać pod uwagę nie tylko dobre praktyki biznesowe, ale zasady, przepisy i standardy ogłoszone przez instytucje rządowe i międzynarodowe.
Podmioty tworzące prawo: finansowe
Liczne jednostki federalne wydają przepisy wymagające od organizacji przestrzegania zasad zarządzania dokumentami. Poniżej znajduje się podsumowanie takich podmiotów, rodzaje organizacji, na które wpływają, oraz statut lub regulacja.
Komisja Papierów Wartościowych i Giełd w SEC 17a-4 zapewnia zasady zarządzania dokumentami dla brokerów, analityków i innych podmiotów zaangażowanych w wymianę papierów wartościowych.
Ustawa Sarbanes-Oxley w sekcjach 404 i 409 wpływa na zarządzanie dokumentami przez wszystkie spółki notowane na giełdzie, a także przez firmy księgowe, audytorów i podmioty zajmujące się obrotem papierami wartościowymi.
Kontrola rozliczeniowa dla ustawy 21 wieku (kontrola 21) reguluje obsługę czeków i ma zastosowanie do sektora bankowego. Jest zarządzany przez Rezerwę Federalną.
Ustawa Gramm-Leacha Blileya chroni informacje finansowe konsumentów znajdujące się w posiadaniu instytucji finansowych i jest administrowana przez kilka agencji federalnych.
Krajowy Związek Dystrybutorów Papierów Wartościowych (NASD) Zasada 3010 i Nowojorska Giełda Papierów Wartościowych (NYSE) Zasada 342 jest zarządzana przez Komisję Papierów Wartościowych i Giełd i reguluje wymagania dotyczące przechowywania danych związane z komunikacją elektroniczną dla członków tych dwóch organizacji.
Zasady opieki zdrowotnej
Ustawa o przenoszeniu i dostępności ubezpieczeń zdrowotnych (HIPAA) ma zastosowanie do takich grup jak lekarze, szpitale, firmy ubezpieczeniowe i pracodawcy zajmujący się kompilowaniem lub przekazywaniem informacji o pacjencie. Jest administrowany przez Departament Zdrowia i Opieki Społecznej USA.
21 CFR 11 to sekcja Kodeksu Przepisów Federalnych administrowana przez amerykańską Agencję ds. Żywności i Leków, obejmująca zapisy elektroniczne i podpisy elektroniczne. Ta sekcja ma wpływ na firmy medyczne i farmaceutyczne.
Zasady wojskowe
Przepisy Ministerstwa Obrony (Departament Obrony 5015.2, wersja 2) określają wymagania dla oprogramowania do zarządzania rekordami zakupionego przez Departament Obrony. Inne podmioty rządowe również stosują ten standard w swoim oprogramowaniu do zarządzania dokumentacją.
Inne federalne zasady
Federalne Reguły Postępowania Cywilnego regulują sposób radzenia sobie przez kancelarie z informacjami związanymi z procedurami prawnymi.
Internal Revenue Services Rev. Proc. 97-22 zawiera zasady dotyczące elektronicznego przechowywania i przekazywania informacji podatników oraz wpływa na branżę usług finansowych.
Potrzeba reguł
Amerykanie polegają na agencjach regulacyjnych w celu zapewnienia ochrony w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, ochrony transakcji finansowych i sprawowania odpowiedniego nadzoru nad osobami sprawującymi kontrolę nad narodowymi środkami spożywczymi, narkotykowymi, finansowymi i zdrowotnymi. Infrastruktura informacyjna kraju ma kluczowe znaczenie dla jej obrony i musi być chroniona.
Standaryzacja zarządzania dokumentami wykracza poza Stany Zjednoczone. Organizacje pozarządowe, takie jak Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna i API Open Document Management, pracują nad standaryzacją i udostępnianiem procesów dla systemów zarządzania dokumentami, aby zapewnić bezpieczeństwo i dostępność zapisów informacyjnych, gdy są potrzebne.
