Celem systemu kontroli dokumentów jest zapewnienie efektywności i aktualności dokumentów używanych przez organizację. Można to osiągnąć za pomocą prostej listy dokumentów znanych jako lista główna.
Podręcznik polityki i procedur
Kontrola adresu w ramach polityki i procedury powinna być pierwszym krokiem. Ponadto Twoja organizacja powinna zidentyfikować administratora, który będzie nadzorował kontrolę dokumentów, odpowiadając za główną listę dokumentów.
Główny wykaz dokumentów
Stwórz główną listę identyfikującą dokumenty używane w Twojej organizacji, aby działać efektywnie. Przykłady dokumentów obejmują instrukcje procedur, podręczniki jakości, instrukcje pracy i formularze. Korzystając z formatu arkusza kalkulacyjnego, podaj nazwę dokumentu i wersję. Jeśli odwołujesz się do obowiązkowej procedury z zewnętrznego źródła, odwołanie się do standardu na głównej liście pomoże w śledzeniu.
Proces weryfikacji
Dokumenty, które zostały zmienione, muszą być odnotowane na liście głównej. Na przykład zasady i procedury zapewnienia jakości, wersja B. Możesz stworzyć swój własny system identyfikacji. Niektóre organizacje używają daty korekty. Po przejrzeniu procedury należy również przejrzeć wszystkie formularze lub instrukcje, które odwołuje się w ramach procedury.
